No campo da conservação documental, destacam-se outras iniciativas. A partir de uma parceria com a Apac Feminina de Belo Horizonte, um grupo de recuperandas recebeu capacitação para higienizar processos judiciais históricos, de guarda permanente, contribuindo para a execução desse delicado e importante trabalho de conservação e memória. Entre dezembro de 2020 e março de 2021, as recuperandas atuaram na higienização de 3.825 processos.
Em outra ação, entre outubro de 2020 e fevereiro de 2021, as comarcas do interior foram alertadas sobre a necessidade de adotar medidas preventivas para proteger o patrimônio e o acervo documental, diante da aproximação do período de chuvas. Foram encaminhados ofícios pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), e-mail marketing, além de serem inseridas informações na Rede TJMG.
A campanha, impulsionada pela memória das enchentes que atingiram inúmeras comarcas no interior de Minas no início do ano de 2020, com danos ao patrimônio e ao acervo documental do TJMG, contou com o apoio da Corregedoria-Geral de Justiça, por meio da Gerência de Normatização e Gestão da Informação (Geinf), e da Assessoria do Corpo de Bombeiros Militar, que encaminharam para as comarcas informativos periódicos com a previsão meteorológica e alertas de chuvas.
Entre 1º de julho de 2020 e março de 2022, a Ejef, por meio da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged), atuou na recuperação de documentos atingidos por enchentes nas comarcas de Espera Feliz, Teixeiras, Carangola, Manhuaçu, Timóteo, Itabirito e Miraí. Como resultado, foram recuperados 1.373 processos judiciais e 120 dossiês administrativos das comarcas, minimizando o impacto das enchentes na prestação jurisdicional.
De 2020 a 2022, foram desenvolvidas também ações voltadas à efetiva implementação da gestão de documentos eletrônicos no âmbito do TJMG, em atendimento às normativas do CNJ e à nova realidade de processos tramitando exclusivamente em meio eletrônico. Os esforços culminaram com a autorização para a contratação do Instituto Brasileiro de Ciência e Tecnologia (IBICT), para desenvolver projeto de pesquisa no TJMG e impulsionar a gestão dos documentos eletrônicos no âmbito do Judiciário mineiro.
No que se refere à outra frente dos trabalhos na gestão de documentos - a eliminação de processos - de julho de 2020 a fevereiro de 2022, foi eliminado mais de 1,3 milhão de processos judiciais. Com expressivo impacto nas iniciativas dos Núcleos Socioambiental e Voluntariado do TJMG, a eliminação documental possibilitou a doação de 323 toneladas de papel à Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Materiais Reaproveitáveis de Belo Horizonte (Asmare-BH).
Em seus esforços de atuar na conservação e disseminação de conteúdos, o TJMG, por meio da Ejef, selou também convênio com a empresa Family Search. Sem custos para o TJMG, o projeto permitiu a digitalização de cerca de 18 mil processos históricos, até março de 2022. A parceria permitiu dar mais agilidade ao processo de digitalização do acervo histórico do TJMG, a fim de franquear o acesso ao seu conteúdo.
Trabalho de recuperação de documentos atingidos por enchentes foi feito em diversas comarcas mineiras (Crédito: Cecília Pederzoli/TJMG)
Parceria com a organização Family Search permite ao TJMG digitalizar e disponibilizar para consulta processos centenários, com dados genealógicos (outubro de 2021) (Crédito: Riva Moreira/TJMG)
Houve importante dedução do custo de locação de imóveis destinados exclusivamente aos arquivos de comarcas, em ação realizada por meio de estreita parceria entre Dirged e Diretoria Executiva de Engenharia e Gestão Predial (Dengep). O trabalho em equipe possibilitou a transferência célere e coordenada do acervo documental aos novos prédios de fóruns construídos. A ação foi combinada com ações de orientação, com visitas técnicas às comarcas, realizadas pela equipe de arquivistas da Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Justiça de 1ª Instância (Gearq), para reorganização dos acervos. Foram empreendidos ainda procedimentos de coleta e eliminação documental, além de algumas sugestões de devolução de imóveis alugados.
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Ano |
Imóveis alugados p/ arquivos |
Área total em m² |
Gasto anual |
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2020 |
112 |
29.455,61 |
R$ 4.174.751,96 |
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2021 |
100 |
19.990,88 |
R$ 2.529.711,96 |
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