O TJMG descartou quase 2,5 milhões de processos físicos findos, de 1o de julho de 2018 a 31 de março de 2020. Foram exatos 2.423.798. O montante resultou em 513,22 toneladas de papel doadas para a reciclagem.
Inserido entre as iniciativas estratégicas do Tribunal mineiro, o plano de eliminação de processos, que integra as ações de gestão documental da Casa, tornou-se especialmente necessário diante do crescimento da massa documental acumulada.
Além de otimizar os espaços destinados aos arquivos judiciais em toda Minas Gerais, a medida representa uma economia de recursos com aluguel de espaço para armazenamento do acervo e com terceirização de guarda.
Os benefícios impactam também a qualidade de vida dos servidores: cada retirada de processos para a comarca gera a média de três anos e quatro meses de espaço para futuros arquivamentos, melhorando o ambiente de trabalho.
O plano de eliminação documental do TJMG é construído a partir de ampla avaliação dos processos judiciais do acervo documental gerido pela Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged).
Ainda em 2019, a diretoria desenvolveu estudo de metodologia e tecnologia a ser empregada para a preservação de longo prazo dos documentos eletrônicos produzidos pela instituição.
A iniciativa está associada à ampla modernização e disseminação de sistemas voltados à produção e tramitação de processos eletrônicos, tanto na área judicial quanto na administrativa do TJMG.
Recuperação de documentos
Devido às fortes chuvas em Minas Gerais em janeiro de 2020, alguns fóruns do interior foram atingidos por enchentes, que danificaram o acervo de processos armazenados nos arquivos e secretarias.
A equipe da Ejef/Dirged deslocou-se às comarcas mais afetadas para o atendimento in loco. Nas localidades, inicialmente, foram adotadas medidas emergenciais voltadas à preservação dos processos, para posterior remoção, tratamento e secagem no Arquivo Central.
Cerca de 2.300 caixas do tipo arquivo com processos das Comarcas de Espera Feliz, Manhumirim e Teixeiras foram transportadas para Contagem, para receberem os cuidados da equipe.
Outras comarcas que também tiveram documentos atingidos pelas chuvas foram orientadas e acompanhadas remotamente pela equipe técnica, que enviou informações sobre a correta forma de atuação para a secagem e recuperação dos processos molhados.
Aproveitando-se da logística utilizada para o transporte dos documentos, em parceria com o Núcleo de Voluntariado do TJMG, a equipe da Ejef também apoiou a entrega de água, gêneros alimentícios e produtos de limpeza em Guiricema, também muito impactada pelas enchentes.
Arquivo Permanente
Durante esta gestão, foi alcançada a marca de 84 comarcas cujo acervo de processos históricos foi enviado para o Arquivo Permanente, mantido pela Dirged. No espaço, localizado em Contagem, o acervo recebe cuidadoso tratamento, com foco na preservação perene e divulgação da história do Judiciário mineiro.
Atualmente, o espaço possui cerca de 360 mil processos, com itens do final dos séculos XVIII e XIX, bem como das primeiras décadas do século XX, atendendo a solicitações de pesquisa de estudiosos de várias partes do Brasil.