Aviso de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais
1. Introdução
O presente Aviso de Privacidade disciplina o tratamento de dados pessoais realizado pelo Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, cuja utilização está regulamentada pela Portaria Conjunta nº 1.449/PR/2023 do TJMG.
Este aviso visa à conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - Lei nº 13.709 de 2018 e complementa o Aviso de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais (Portaria nº 6.084/PR/2023 do TJMG), cuja leitura é recomendada para compreensão integral das diretrizes institucionais de privacidade e proteção de dados pessoais do Tribunal.
2. Finalidade e Hipóteses legais
2.1 Finalidade
O tratamento de dados pessoais é realizado para viabilizar o processamento eletrônico de documentos, processos e expedientes administrativos no âmbito das unidades administrativas do Tribunal de Justiça de Minas Gerais.
Nesse contexto, o Sistema possibilita a produção, a tramitação, o controle e o armazenamento de documentos e processos administrativos, bem como a comunicação e o intercâmbio de informações entre as unidades do TJMG e entre estas e os usuários externos com os quais o Tribunal se relaciona, sendo estes pessoas naturais, atuando em nome próprio ou na representação de pessoas jurídicas, que deverão estar devidamente cadastrados e autorizados. Também ocorre o tratamento de dados pessoais nas relações com órgãos externos , quando necessário à instrução processual ou ao cumprimento de obrigações legais e institucionais.
Nos termos da Portaria Conjunta nº 1.449/PR/2023 do TJMG, a utilização do SEI é vedada quando houver sistema específico disponibilizado para a finalidade pretendida.
2.2. Hipóteses legais previstas na LGPD
Considerando a finalidade descrita no item 2, o tratamento de dados pessoais no âmbito do Sistema fundamenta-se nas hipóteses legais previstas nos arts. 7º, II e 11, II, “a”, da LGPD, que consistem no cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. A obrigação legal correspondente é a própria Portaria Conjunta nº 1.449/PR/2023 do TJMG.
3. Tipos de dados pessoais tratados
Ao utilizar o Sistema, poderão ser tratados os dados pessoais, relativos a magistrados, servidores, colaboradores terceirizados e usuários externos, quais sejam:
- Dados de identificação: nome completo, CPF, matrícula funcional, cargo ou função, unidade de lotação e endereço eletrônico institucional.
- Dados funcionais: informações relacionadas a atos administrativos, histórico de movimentações processuais, registros de assinatura eletrônica e logs de acesso e auditoria.
- Dados de associações: Participação em Grupos e Associações e Participação em Sindicato.
- Dados que revelam convicção: Convicção religiosa, Convicção Filosófica e Opiniões Políticas.
- Dados de Características Psicológicas: Sobre Personalidade ou Caráter.
- Dados Características Pessoais: Autorização de Trabalho, Característica Físicas, Certidão de Nascimento, Data de Nascimento, Estado Civil, Gênero, Idade, Informações sobre Visto e Viagem, Limitações de residência ou movimentação, Local de Nascimento, Nacionalidade, Sexo e Limitações de Residência ou Movimentação.
- Dados sobre Composição Familiar: Certidão de Casamento, Certidão de Óbito, Data de Casamento, Data de Óbito de Familiares ou Cônjuge, Detalhes Sobre Outros Familiares ou Membros da Família do Titular de Dados, Divórcio/Separação, Nome de Familiares ou Cônjuges e Número de Filhos.
- Dados acadêmicos: Diplomas/Certificados, Escolaridade, Histórico Escolar, Interesse Profissional e Resultado de Exames ou Avaliações de Cursos.
- Dados de Identificação pessoal: Assinatura de Documentos, Certificado de Reservista, CNH, CPF, E-mail, Endereço de IP, Endereço Residencial, Informações Relativas a Residência/Moradia, Nome, Número da Placa do Veículo, Número do Passaporte, Número do PIS, Número do Registro em Conselho Profissional, RG, Telefone e Título de Eleitor.
- Dados Financeiros: Aluguel, Benefícios, Códigos Secretos, Dívidas, Investimentos, Números de Cartões de Débito ou Crédito, Números de Contas Bancárias, Números de Identificação, Posses, Poupança e Rendas.
- Dados genéticos: Grupo Sanguíneo e Questões Genéticas.
- Dados profissionais: Antiguidade, Data de Recrutamento, Descrição do Cargo e Função, Informação de Rescisão, Informação Sobre Serviço Militar, Local de Trabalho e Matrícula.
- Dados que revelam origem racial ou étnica: Origem Étnica e Origem Racial.
- Dados referentes à saúde: Condições de Saúde e Prontuário de Saúde.
- Dados referentes à vida sexual: Nome Social e Orientação Sexual.
- Dados sobre Hábitos Pessoais: Comportamento do Titular dos Dados, Hábito Alimentar, Informações Relativas a Bens, Informações Sobre o Uso de Bens e Serviços e Uso de Tabaco/Álcool.
- Dados Registros/gravações de vídeo, imagem e voz: Registro de Voz e Registro Fotográfico.
- Dados sobre Processo Judicial/Administrativo/Criminal: Adoção, Advertências, Arquivos de Vídeos, Condenações e Sentenças, Conexões Conspiratórias com Criminosos Conhecidos, Curatela, Guarda Temporária ou Definitiva, Incidente ou Denúncia na Qual o Titular do Dado está Envolvido, Inquéritos ou Ações Judiciais (Civis ou Criminais) Empreendidas Por ou Contra o Titular dos Dados, Interdição, Multas, Processo Disciplinar, Qualquer Outro Tipo de Penalidade ou Sanção, Administrativa Prevista em Leis, Normas e Regulamentos, Suspeitas de Violações, Testemunhas e Tutela.
4. Compartilhamento de dados pessoais
O compartilhamento de dados pessoais no âmbito do Sistema ocorre de forma inerente à própria dinâmica de tramitação dos processos administrativos eletrônicos, sendo realizado exclusivamente para atender às finalidades institucionais do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais.
Nesse contexto, os dados pessoais inseridos no Sistema podem ser acessados e compartilhados entre unidades administrativas do TJMG, na medida em que os processos são encaminhados para análise, instrução e decisão, conforme previsto no art. 2º da Portaria Conjunta nº 1.449/PR/2023 Além do compartilhamento interno, também se prevê a possibilidade de acesso por usuários externos devidamente cadastrados e autorizados, especialmente nos casos em que participem de processos administrativos ou necessitem praticar atos no sistema.
O compartilhamento de dados pessoais com órgãos externos pode ocorrer quando necessário à instrução processual ou ao cumprimento de obrigações legais e institucionais. Nesse sentido, os arts. 69 a 72 da Portaria mencionada disciplinam o envio de processos e documentos a entes externos, inclusive por meio eletrônico. O acesso às informações é condicionado aos perfis de usuário e aos níveis de acesso atribuídos aos processos, conforme regras de controle estabelecidas na própria Portaria.
5. Níveis de acesso e confidencialidade
No Sistema SEI, os dados pessoais tratados são submetidos a regras específicas de controle de acesso e confidencialidade, de modo a assegurar a proteção das informações e a observância dos princípios da segurança, necessidade e finalidade previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
A Portaria Conjunta nº 1449/PR/2023 do TJMG estabelece que os processos e documentos administrativos devem ser classificados quanto ao seu nível de acesso, podendo ser definidos como públicos, restritos ou sigilosos, conforme a natureza das informações neles contidas. Essa classificação tem por objetivo limitar o acesso apenas aos usuários que efetivamente necessitam da informação para o desempenho de suas atribuições, evitando a exposição indevida de dados pessoais.
Nos termos dos arts. 34 e 35 da Portaria mencionada, a definição do nível de acesso deve observar a legislação aplicável, especialmente no que se refere à proteção de dados pessoais e à preservação do sigilo de informações sensíveis ou protegidas por lei. Além disso, o acesso aos processos e documentos no SEI é condicionado ao perfil do usuário, sendo controlado por meio de permissões específicas atribuídas no sistema.
Isso significa que, mesmo nos casos de processos não classificados como sigilosos, o acesso pode ser limitado conforme a necessidade funcional. A concessão de acesso a usuários externos, quando cabível, também observa essas restrições, sendo vedado o acesso a informações protegidas por sigilo legal ou classificadas com nível de acesso incompatível com o perfil do solicitante.
6. Armazenamento e segurança
Os dados pessoais coletados e tratados são armazenados em ambiente seguro e controlado, em conformidade com a Política de Segurança da Informação no âmbito da Tecnologia da Informação e Comunicação do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (PSI-TIC/TJMG), instituída pela Portaria nº 4.718/PR/2020.
Nesse contexto, o tratamento das informações observa diretrizes relacionadas à classificação e ao tratamento da informação, ao controle de acesso aos sistemas, à gestão de ativos de informação e à gestão de incidentes de segurança, assegurando os princípios de confidencialidade, integridade, autenticidade e disponibilidade das informações.
Nos termos do art. 8º-A da Portaria Conjunta nº 1.449/PR/2023, o acesso aos sistemas que envolvem o tratamento de dados pessoais é realizado por meio de credenciais individuais e intransferíveis, associadas a mecanismos de autenticação segura, incluindo autenticação em duas etapas, cuja guarda e sigilo são de responsabilidade exclusiva do titular.
Já o art. 16 dispõe que os documentos eletrônicos produzidos e armazenados no sistema têm sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas por meio da utilização de assinatura eletrônica.
No mesmo sentido, o art. 37 estabelece que o acesso às informações, inclusive àquelas classificadas como sigilosas, deve observar os princípios da necessidade e da atribuição funcional, sendo assegurado ao gestor da área o acompanhamento do acervo e a gestão das credenciais de acesso aos processos sob sua responsabilidade.
7. Retenção e Descarte
No contexto do SEI, a temporalidade dos registros não é definida com base em documentos individualmente considerados, mas sim a partir dos processos administrativos nos quais estão inseridos, sendo que cada processo possui classificação própria, que determina seu prazo de retenção e sua destinação final.
Dessa forma, os dados pessoais permanecem armazenados pelo período necessário ao cumprimento das finalidades legais, administrativas e institucionais que justificaram sua coleta e tratamento, respeitando-se os prazos estabelecidos para cada classe processual. Após o decurso do prazo de guarda, os processos poderão ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente, conforme sua natureza e valor administrativo, legal ou histórico.
8. Direitos dos titulares
Nos termos do art. 18 da LGPD, os titulares de dados pessoais podem exercer os direitos de acesso, correção e exclusão dos dados enviados por meio do sistema. Outras solicitações relacionadas ao exercício dos direitos dos titulares podem ser realizadas por meio do canal Fale com o TJMG – LGPD: https://falecomotjmg.tjmg.jus.br/login?url=lgpd.
9. Atualizações deste aviso
Este aviso poderá ser atualizado para refletir alterações legais, operacionais ou tecnológicas. Mudanças relevantes serão comunicadas por meio dos canais oficiais do TJMG.
Recomenda-se a verificação periódica deste Aviso para acompanhamento das atualizações
