Paciência, atenção e profissionalismo têm sido a tônica da equipe de restauradores da Gerência de Arquivo e Gestão Documental e de Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (Gedoc) do TJMG no trabalho de recuperação de quase 700 processos e documentos danificados pela chuva, oriundos do fórum da Comarca de Itabirito, região Central do estado.

Em 8 de janeiro deste ano, uma tempestade atingiu a cidade e as águas invadiram o prédio da Justiça, avariando mobiliário, estrutura e centenas de processos que estavam no primeiro pavimento e não puderam ser removidos a tempo pelos servidores para o segundo andar.

Quase três semanas depois, em 27 de janeiro, 104 processos ativos e 538 baixados foram levados ao Arquivo Permanente do TJMG, instalado em Contagem, para limpeza, higienização e recuperação, para depois serem devolvidos à comarca. Um trabalho difícil e demorado, que exige bastante cuidado, especialmente os processos judiciais, por serem volumosos, com várias páginas.

“O tempo de recuperação de um processo depende das condições climáticas. Se houver muita umidade, demora um pouco mais. A estimativa é que os de Itabirito fiquem de três a quatro meses no Arquivo Permanente para recuperação. Ainda não tem como afirmar, neste momento, se todos os processos de Itabirito serão recuperados. Precisamos fazer uma avaliação para ver se houve perda informacional”, explica Sônia Santos, coordenadora do Arquivo Permanente da Gedoc.

Atualmente, nove pessoas, entre arquivistas e auxiliares de arquivo, atuam na recuperação diariamente, em esquema de rodízio, coordenados por Sônia Santos. No primeiro momento, os processos são abertos num local com ventilação, para começar a secagem, que compreende várias fases. Quando cada folha se encontra estabilizada, começa o entrefolhamento, e posteriormente é feita a higienização e a limpeza, para então começar a recuperação.

Gedoc é referência nacional

Há dois anos, a equipe do Arquivo Permanente vem trabalhando na recuperação de processos e documentos danificados por chuvas e enchentes que atingem as comarcas mineiras. A experiência adquirida desde 2020 permitiu a elaboração de um Manual de Contingência, que foi apresentado na Semana Nacional de Arquivos em 2021. A Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef) disponibilizou a publicação, na parte de gestão de documentos.

Foi com essa experiência que a Gedoc se tornou referência no restante do país, passando a ser acionada por instituições do Judiciário, Executivo e Legislativo, assim como entidades privadas. Um dos sucessos do trabalho foi a restauração de mais de 300 processos e documentos do Fórum de Carangola, também afetados pela chuva no início de 2021.

Segundo o 2º vice-presidente do TJMG e superintendente da Ejef, desembargador Tiago Pinto, foi também graças ao Manual de Contigência, lançado no ano passado, que o estrago das chuvas na Comarca de Itabirito foi menor do que poderia se esperar, em razão da força do evento climático. 

"Com a cartilha que produzimos, já bastante disseminada e elogiada no pais inteiro, pudemos compreender esses fenômenos e atacá-los de maneira mais efetiva. Isso permitiu que os estragos da chuva no fórum de Itabirito fossem menos drásticos.  A grosso modo,  a cartilha propõe uma atuação preventiva que reduz danos ao acervo no caso dessas intempéries", afirmou.

O desembargador lembrou ainda que a Gedoc, que investe cada vez mais em sua expertise, tem sido fundamental na preservação de documentos físicos do TJMG, mesmo diante do crescimento da  digitalização de processos.  

"Parece até um contrassenso avançar em um setor de papel quando a questão está mudando rapidamente para a virtualização. Mas esse trabalho de recuperação e preservação de documentos é extremamente importante. Afinal, somos constituídos de memória, e nossa memória é nossa história", completou.   

Enchente e destruição

A juíza Vânia da Conceição Pinto Borges, da 1ª Vara Cível, Criminal e da Infância e Juventude e diretora do foro de Itabirito, conta que no dia 8 a chuva forte já indicava que o Rio Itabirito, que passa ao lado do fórum, ameaçava transbordar. Em poucas horas, as águas invadiram o primeiro pavimento e o anexo alugado para funcionamento do fórum, atingindo cerca de 70 centímetros de altura. Todo o mobiliário foi destruído, exceto computadores.

Atualmente, o Fórum de Itabirito possui mais de 6.500 processos em cada uma das duas varas. Na 1ª Vara Cível, Criminal e da Infância e da Juventude, que funciona no primeiro pavimento, foram danificados 110 processos, sendo 74 ativos e 36 baixados (processos arquivados). Na 2ª Vara Cível, Criminal e de Execuções Penais, foram atingidos 532 processos, sendo 502 baixados e 30 ativos.

“O fórum tem um arquivo em outro imóvel, mas que está completamente cheio. E ainda não foi possível conseguir um novo imóvel numa área que não seja de risco. Como a Comarca de Itabirito já virtualizou os processos, sobrou espaço no fórum e parte destes físicos acabou ficando no prédio, uma vez que não havia outros locais para sua destinação”, explicou a juíza.

Sobre o andamento dos processos atingidos, a juíza Vânia Pinto explicou que aqueles que foram recuperados, como os 14 que a equipe da secretaria da 1ª Vara restaurou, já estão com andamento normal. Os que não estão na secretaria do fórum podem sofrer atraso. “Na 1ª Vara, a maioria foi criminal e não há nenhum de réu preso. De um total de 74 ativos, temos ainda 60 para recuperar”, disse.

Desde 24 de janeiro, o fórum já retomou o expediente, inclusive com audiências. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais já providenciou a substituição de todo o mobiliário, e a parte de engenharia e pintura começa em alguns dias. “O que nós precisamos agora é do nosso material de trabalho, que são os processos. A gente espera que a recuperação seja feita de forma exitosa e que daqui a pouco os processos estejam de volta”, concluiu a diretora do foro de Itabirito.

Trabalho cuidadoso

Ana Luz, auxiliar de arquivo da Gedoc, explica que o manuseio desses documentos requer cuidado redobrado. “Como os documentos estão muito molhados, se fizer força eles podem até rasgar-se e perder-se. Alguns processos são mais demorados e, dependendo de alguns fatores, podemos levar 30 minutos para entrefolhá-los. Não podemos correr, é preciso ter muita paciência”, afirmou ela.

“Não é um simples papel. É um documento que tem a vida de pessoas que dependem da recuperação desses processos. Tem que gostar de fazer esse trabalho e entender a importância que representa para outras pessoas”, reforçou Maicon Felipe Amaral, auxiliar de arquivo e estudante do Curso de Conservação e Restauro de Bens Culturais da UFMG.

“É muito gratificante quando a gente devolve o processo recuperado para a comarca, principalmente o ativo, porque a gente sabe que há pessoas dependendo daquilo, que buscam a garantia de seus direitos através daquele documento”, afirmou Sônia Santos.

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