Cartas, ofícios, pacotes, intimações, cartas precatórias – diariamente, toda a sorte de documento sai do TJMG (Tribunal de Justiça de Minas Gerais) e vai para os mais variados destinos. Os números são expressivos: só em 2016 foram enviadas mais de 800 mil cartas com aviso de recebimento, mais de 200 mil cartas simples e mais de 100 mil documentos por malote. Os gastos com cartas expedidas com aviso de recebimento superaram R$ 8 milhões, e os com o malote, R$ 2 milhões. Considerando as 14 formas de envio, foram desembolsados mais de R$ 22 milhões no mesmo ano.
Seguindo o caminho da sustentabilidade e da economia de recursos, o TJMG (Tribunal de Justiça de Minas Gerais) criou o programa Postar (Programa de Otimização dos Serviços e Tarifas de Remessas do Judiciário de Minas Gerais) para divulgar novas regras de envio de correspondências internas e externas.
Essa iniciativa teve origem na Portaria 1.645/2004, que padroniza os procedimentos para a postagem de correspondência dentro da instituição. Magistrados e servidores devem escolher, entre os serviços contratados dos Correios, aquele que for mais eficaz e econômico.
Orientações
Márcio Silva, da Comex (Coordenação de Movimentação e Expedição de Documentos), explica como magistrados e servidores podem reduzir os gastos atuais com postagem de documentos. Segundo ele, antes de postar uma correspondência, deve ser avaliada a possibilidade da remessa por e-mail. Em muitos casos, quando não é obrigatório o envio de documentos originais em papel, o uso do e-mail se mostra muito mais prático, econômico e rápido.
Para Márcio, na impossibilidade de uso do correio eletrônico, é importante verificar se o documento a ser encaminhado pode ser enviado pelas outras formas eletrônicas. Para cartas e comunicações destinadas a setores internos e extrajudiciais deverá ser o usado o malote digital, sistema utilizado para o envio de correspondências oficiais, como ofícios e memorandos, entre órgãos do Poder Judiciário. Esgotadas todas as possibilidades para envio eletrônico, é preciso ter atenção para escolher a melhor opção para envio, seguindo os passos a seguir:
1. se a correspondência se destinar a qualquer setor ou prédio do TJMG, deverá ser enviada por malote, que tem a melhor relação custo/benefício entre todas as outras;
2. nos demais casos, deve-se dar preferência para a carta simples para o envio de ofícios e outras comunicações em que não seja obrigatória a comprovação do recebedor;
3. caso seja imprescindível a comprovação da entrega, a exemplo de cartas de intimação e citação, deve-se utilizar remessa local para destinatários residentes na mesma comarca e carta registrada com AR para destinatários residentes em qualquer outro endereço fora da comarca.
SEI
Em nome da rapidez na tramitação de documentos e da economia de materiais, foi implantado o Sistema Eletrônico de Informações em dezembro de 2016 – uma plataforma própria para a gestão e o processamento de expedientes e processos administrativos. Idealizado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e cedido gratuitamente ao TJMG por um acordo de cooperação técnica, o recurso alia simplicidade e agilidade.
O coordenador da Comex ressalta que o ponto alto de economia de recurso para o TJMG é o SEI. “Desde a criação da ferramenta, os custos com envio de comunicações têm diminuído, mas quando todos na instituição estiverem realmente ambientados com a ferramenta e a estiverem usando sistematicamente no dia a dia, os custos irão baixar drasticamente”, afirma.
Para saber mais sobre qual a melhor forma de enviar um documento, leia aqui. Para conhecer o SEI, leia aqui.
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