O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) inicia nos próximos dias a digitalização das pastas usadas para arquivar, ao longo dos anos, os dados funcionais de servidores e magistrados de todo o estado. Após a realização de um procedimento licitatório, foi escolhida a empresa que fará o trabalho de digitalização de documentos, ao custo de cerca de R$ 490 mil. Ao todo, o trabalho vai durar aproximadamente 10 meses e permitirá que o local onde o arquivo funciona atualmente seja liberado para receber outros setores. Com a digitalização, a busca por informações sobre os servidores e magistrados passa a ser feita de maneira muito mais rápida pelas equipes da Diretoria Executiva de Administração de Recursos Humanos (Dearhu).

Inicialmente, o trabalho foi orçado em R$ 1,9 milhão. Contudo, a empresa vencedora da licitação apresentou um preço bem menor do que o estimado, o que permitiu ao TJMG uma economia considerável. “O Tribunal de Justiça tem buscado otimizar seus procedimentos, não apenas no atendimento ao jurisdicionado, mas também no seu funcionamento interno. O investimento nos sistemas informatizados garante mais agilidade, acesso e transparência aos documentos, permitindo que as equipes de recursos humanos respondam as demandas funcionais com mais eficiência”, afirma o presidente do TJMG, desembargador Herbert Carneiro. Para ele, uma das formas de aprimorar o desempenho do Judiciário é também estar atento aos avanços que podem ser incorporados ao trabalho diário.

Entre as vantagens com a digitalização está a garantia de mais produtividade e celeridade na tramitação de documentos, o aumento da qualidade da execução de tarefas e a redução dos custos operacionais com a gestão documental no TJMG. “Uma contribuição marcante do arquivamento digital é dinamizar o acesso e a disseminação das informações relacionadas aos assentamentos funcionais de magistrados e servidores da Secretaria do Tribunal e das 296 comarcas do estado, especialmente entre as equipes da Dearhu, que enfrentam o desafio de uma rotina pesada, pelas responsabilidades e pelo volume de papéis”, afirma a diretora Neuza das Mercês Rezende, da Dearhu.

Segundo ela, o próximo passo do Tribunal é implementar os prontuários de saúde eletrônicos, pré-requisito para a digitalização dos prontuários médicos. “Atualmente, a Gerência de Saúde no Trabalho (Gersat) é responsável pela guarda de cerca de 20 mil prontuários, em pastas físicas, espalhados pelas unidades de atendimento dos 14 polos de saúde”, informa Neuza.

Arquivo

No caso da digitalização das pastas funcionais, apesar de os documentos em papel serem convertidos para o formato digital, o arquivo original deve ser guardado por um período de 95 anos, contados da aposentadoria ou do desligamento da Casa. “Quando se fala em digitalização, as pessoas pensam em descartar o material em papel. Contudo, a digitalização tem um fim específico, que é melhorar e garantir o acesso às pastas”, explica André Borges Ribeiro, diretor executivo de Gestão da Informação Documental (Dirged) do TJMG. Segundo ele, as pastas serão inseridas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), onde é feita, atualmente, a gestão e o processamento eletrônico de documentos, expedientes e processos administrativos do TJMG.

Com a digitalização, André afirma que a pasta poderá ser visualizada de forma imediata até por mais de um usuário, ao mesmo tempo. Com as pastas em papel, se mais de um setor demanda a pasta de algum servidor ou magistrado, é necessário aguardar que cada setor finalize o uso para que o material seja disponibilizado aos demais interessados. “A digitalização dos documentos provenientes da área de recursos humanos do Tribunal atenderá a princípios constitucionais inerentes à administração pública, como economicidade e eficiência, pois as informações estarão disponíveis aos técnicos de forma imediata, sem necessidade de pedido de desarquivamento, tampouco de espera de chegada do documento”, diz.

O trabalho de digitalização será realizado na Unidade Goiás. Diariamente, o material será entregue pela equipe do Tribunal aos funcionários da empresa responsável pelo trabalho, que terão dois dias para digitalizá-lo. A previsão é que sejam digitalizadas 8 milhões de imagens. Todo o material passará por tratamento, de forma a garantir a qualidade da resolução, a nitidez e a legibilidade das imagens geradas.

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