A gestão documental em órgãos públicos é um conceito recente. Arquivos cada vez mais abarrotados de processos administrativos e judiciais, porém, são justificativa suficiente para que a administração se empenhe em resolver de forma econômica e exata a equação que opõe a necessidade de preservar a história e o armazenamento consciente e racional das informações produzidas no âmbito do Judiciário.
Por causa desse cenário, foi concebida, em 1991, a Lei 8.159, também conhecida como Lei de Arquivos. A norma prevê as diretrizes quanto à gestão documental e à proteção de arquivos, explicita as responsabilidades tanto de instituições públicas quanto entes privados e ainda define o significado de arquivo e documento.
No TJMG (Tribunal de Justiça de Minas Gerais), a gestão de documentos compete à Dirged (Diretoria-Executiva de Gestão da Informação Documental), especialmente da Gearq (Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental).
Graças a regulações como essas, só em 2016, o Tribunal eliminou 1.245.628 processos. Se colocados lado a lado, esses autos percorreriam a distância linear de 73,7 metros, um pouco mais do que 18 carros de médio porte enfileirados. Parte desses itens, num ganho de sustentabilidade e responsabilidade social, foi direcionada para a Asmare (Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável), entidade conveniada voltada para a reciclagem.
Descarte responsável e resgate da história
Os procedimentos fixados permitem o descarte do material que não precisa ficar armazenado e a liberação de espaço. Na capital e em várias comarcas do interior, o Tribunal despende valores consideráveis com a locação de imóveis com a única finalidade de abrigar autos de processos já baixados e outros documentos.
Segundo o diretor André Borges Ribeiro, a equipe da Dirged adota parâmetros técnicos e legais para examinar e selecionar os papéis, separando-os em grupos: aqueles por meio dos quais o Tribunal informa, fundamenta ou prova seus atos, e os dotados de valor primário (fins administrativos, legais e fiscais) e secundário (utilidade diferente daquela para a qual foi originalmente produzida, como a importância histórica).
No Tribunal, os PCTTs (Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade) indicam o prazo de guarda e a destinação final – eliminação ou guarda permanente – dos documentos produzidos na atuação judicial e administrativa. “Com essa classificação, dispomos do tempo de vida que um processo deve ter. Decorrido esse prazo, ele pode ser entregue às partes, eliminado ou recolhido para guarda permanente”, explica.
Com base nisso, sem risco à segurança da informação e à privacidade dos envolvidos, no último semestre foram eliminados 549.202, processos e documentos administrativos, dos quais 277.884 estavam no interior. Isso permitiu a devolução de imóveis alugados em Barão de Cocais, Pedra Azul e Ibirité. Em 2017, estão programadas ações nas Comarcas de Barbacena, Três Corações, Uberlândia, Conselheiro Lafaiete e São Lourenço.
Essa triagem cuidadosa já possibilitou a descoberta de tesouros, como casos judiciais que fornecem importantes dados sociais, econômicos e culturais, os quais recebem tratamento especializado de caráter museológico e podem ou ser encaminhados à Mejud (Memória do Judiciário Mineiro) ou permanecer sob a guarda do Judiciário local, depois que as equipes das comarcas tiverem sido treinadas para manusear e armazenar o objeto.
Locação de imóvel
A Portaria Conjunta 616/PR/2017 regulamenta a locação de imóvel para armazenamento de documentos de arquivo e/ou guarda de bens apreendidos no Tribunal. O ato normativo informa que o juiz diretor do foro deverá preencher o formulário de locação de imóvel disponibilizado na rede do TJMG e encaminhá-lo à Dengep (Diretoria Executiva de Engenharia e Gestão Predial), que fará a avaliação técnica do imóvel.
O imóvel não deve ter tamanho superior a 60m² por vara e deve estar localizado em andar térreo, evitando-se os localizados abaixo do nível da rua. Atendidos os requisitos técnicos, o locador ou a imobiliária deverá preencher a proposta no formulário de locação de imóvel, também disponibilizado na rede do TJMG, e encaminhá-lo à Dengep, com a documentação para análise técnica e econômica de mercado. Na hipótese de necessidade de adequação no imóvel pelo locador, os serviços poderão ser executados mediante autorização expressa da Dengep.
Veja a íntegra da portaria no link.
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