Esclarecemos que a responsabilização do(a) candidato(a) à vaga no envio do processo e da documentação necessária para admissão é uma regra que se aplica a todos os documentos enviados à COAPER, à COSPERE e à GEPER, tanto pelos(as) candidatos(as) à vaga, como também pelos(as) estagiários(as) ativos(as) do Programa de Estágio do TJMG.
 
 Todos os documentos, digitalizados ou eletrônicos, devem ser enviados pelo(a) usuário(a) por meio de peticionamento (novo ou intercorrente, a depender do fluxo estabelecido em cada tipo de processo) para garantir a autenticidade da documentação e manter os padrões da gestão documental praticados no âmbito desta Coordenação.
 
 Ao se cadastrar no SEI como usuário externo, o(a) estudante se torna responsável por autenticar e assinar eletronicamente o processo, gerando assim o protocolo de envio, conforme previsto no art. 51 da Portaria Conjunta nº 1.449/2023, que Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do TJMG.
 
 Conforme a norma vigente, é de responsabilidade do(a) usuário externo do SEI-TJMG:
 "Art. 51 [...]
 V - Garantir a conformidade entre os dados informados no pedido de cadastramento e aqueles contidos nos documentos essenciais e complementares enviados;
 VI - Confeccionar os documentos digitais em conformidade com os requisitos do sistema, no que se refere a formato, autenticidade, legibilidade e tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;
 VII - Conservar os originais dos documentos enviados para fins de cadastro (físicos ou eletrônicos) até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, a fim de que, caso solicitados, sejam apresentados aos órgãos e entidades para qualquer tipo de conferência.
 [...]"
 
 O cumprimento dessas normas, inclusive, evitam que a GEPER tenha que receber os documentos físicos originais para arquivamento. A gestão documental eficiente é fundamental pois garante a organização, o controle e a segurança dos documentos pessoais dos(as) estudantes, nos termos da Portaria Conjunta nº 417/PR/2015, que institui o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - PCTT dos documentos administrativos da Justiça de Primeiro e de Segundo Graus do Estado de Minas Gerais.