O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), por meio da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), publicou no Diário do Judiciário Eletrônico (DJe), em 27/6, o 1º Edital de Ciência de Eliminação de Documentos Judiciais Digitais. O objetivo da publicação é divulgar para as partes envolvidas nestes processos judiciais sobre a eliminação dos documentos, garantindo o direito à solicitação de guarda particular dos autos, dentro do prazo estabelecido.

A iniciativa foi desenvolvida por meio da Diretoria de Gestão da Informação Documental (Dirged) e conduzida sob a gestão da Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (Gedoc), com o apoio operacional da Coordenadoria de Gestão de Documentos Eletrônicos (Cogede) e da Gerência de Sistemas Administrativos (Gesad), além de outras áreas conexas à Diretoria Executiva de Informática (Dirfor). 

Todo o trabalho visa implementar a gestão dos documentos digitais produzidos pela instituição, com a preservação daqueles destinados à guarda permanente e a efetiva eliminação dos que já tenham cumprido os requisitos, preservando também metadados e peças processuais que possam subsidiar a expedição de certidões eventualmente requisitadas pelas partes e advogados. 

O 2º vice-presidente do TJMG e diretor superintendente da Ejef, desembargador Renato Dresch, disse que, muitas vezes, as pessoas não têm a compreensão de que os arquivos digitais também ocupam espaço e têm um custo. "Precisamos sistematizar todos esses arquivos. Esse edital é uma iniciativa muito importante, pois o espaço digital também é limitado, e possui um custo para o Tribunal. Também precisamos realmente conscientizar as pessoas de colocarem apenas as informações que são realmente essenciais e não inserir informações desnecessárias", afirmou.

O diretor executivo da Dirged, Thiago Doro, reiterou a necessidade de otimização, como parte do compromisso do TJMG com a eficiência e a transparência na administração de seus recursos, para contribuir para a prestação jurisdicional e o acesso à informação. "A implementação da gestão dos documentos digitais no Poder Judiciário mineiro garantirá maior segurança das informações, celeridade, autenticidade e transparência às suas atividades".

Trabalho minucioso

A gerente da Gedoc, Simone Meireles Chaves, ressaltou que este trabalho é extremamente importante para qualquer instituição, pois permite que sua estrutura de gestão guarde apenas os documentos que são realmente estratégicos e que têm valor.

"Os documentos digitais são muito frágeis e expostos a intervenções indesejadas ou não autorizadas, por exemplo. E essa produção só tende a se agigantar cada vez mais. Por isso, fizemos diagnóstico baseado no contexto do Tribunal de Justiça e começamos a pensar em estratégias focadas na eliminação dos documentos". 

Segundo ela, houve um amadurecimento ao lidar com documentos em papel e que a gerência está seguindo o mesmo caminho para os digitais. "Quando temos um ambiente tecnológico seguro e apropriado para documentos arquivísticos e institucionais, o Tribunal ganha, e toda a sociedade também. Conseguimos, assim, manter esses documentos acessíveis e preservados ao longo do tempo que se fizer necessário", complementou.

Responsável pela Coordenadoria da Cogede, Bárbara Wacha de Melo pontuou que esse projeto surgiu ao ser detectado um grande aumento no volume de documentos eletrônicos no TJMG. O escopo inicial do trabalho abrangeu 1.005 processos judiciais digitais que tramitaram no sistema Projudi, implantado como projeto-piloto no Tribunal mineiro em 2007 e descontinuado em 2018, após implementação do PJe.

"Visitamos diversas instituições e fizemos benchmarking para troca de experiências sobre como lidar com a gestão de documentos eletrônicos e para atender às normas e determinações vigentes. Iniciamos este trabalho com o Projudi, com a expertise que já tínhamos em lidar com os documentos em papel. Foi feita uma análise a fundo dos documentos para compreender a sua forma de produção e o comportamento do sistema e como é o trâmite desses processos, e desenvolvemos uma metodologia a partir daí".

A iniciativa teve início com a instituição da Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos pela Portaria Conjunta nº 728/PR/2018, para garantir o tratamento adequado de documentos digitais produzidos e acumulados nas atividades do Tribunal.