O Tribunal de Justiça de Minas Gerais iniciou a expansão do desdobramento do planejamento estratégico para todos os cartórios da 2ª instância. Após participarem de oficinas de treinamento, 31 unidades judiciárias diagnosticaram sua situação e estabeleceram metas para serem cumpridas no prazo de até um ano. O material resultante desse trabalho foi enviado para a Secretaria de Padronização e Acompanhamento da Gestão Judiciária (Sepad), que efetuará a análise necessária, a fim de providenciar as orientações técnicas pertinentes.
O Desdobramento do Planejamento Estratégico (DPE) tem como objetivo profissionalizar, desburocratizar e simplificar a gestão judiciária, elevando a qualidade da prestação jurisdicional. Na 2ª instância, o projeto-piloto foi regulamentado pela Portaria Conjunta 1.208/PR/2021, ainda na gestão do desembargador José Flávio de Almeida na 1ª Vice-Presidência, e contou com a participação de cinco cartórios, no segundo semestre de 2021. Em junho deste ano, a expansão para os demais cartórios foi iniciada.
“A melhoria gerencial, a profissionalização e o aperfeiçoamento contínuo da gestão são diretrizes centrais do plano de trabalho que iremos desenvolver no biênio 2022/2024. Vamos realizar estudos para proporcionar, dentro de um prazo razoável, a padronização normativa, a desburocratização de procedimentos administrativos, o aperfeiçoamento da gestão de processos e a implementação de fluxos de trabalho”, declara o 1º vice-presidente e superintendente judiciário, desembargador Alberto Vilas Boas.
O trabalho é considerado fundamental para aproximar o Judiciário mineiro do padrão de excelência que a instituição persegue. “Hoje, toda a administração pública brasileira, incluindo a dos tribunais de justiça, não pode se distanciar do movimento por mais profissionalização e aperfeiçoamento gerencial. Trata-se de um processo que gera excelentes resultados para o nosso público-alvo, que é o jurisdicionado, bem como para os demais agentes do sistema de justiça, como advogados, promotores, defensores públicos, procuradores públicos”, afirma a juíza auxiliar da 1ª Vice-Presidência, Mônica Silveira Vieira.
Na avaliação da magistrada, esse movimento proporciona também um aumento da qualidade de vida no trabalho. “Os nossos agentes internos, os nossos servidores, uma vez que consigam tornar mais eficiente os seus processos de trabalho e compreender melhor o sentido das suas atividades, ganham muito em autoestima e no sentimento ou percepção de pertencimento às equipes, e tudo é muito importante para a qualidade do tempo e para satisfação que se tem com as atividades que desempenha”, afirma.
Curso e metodologia
Durante a implantação do Desdobramento do Planejamento Estratégico nos cartórios, os gestores – gerentes e escreventes – foram capacitados pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), por meio do curso DPE Aplicado aos Cartórios de 2ª Instância, finalizado com a realização de oficinas presenciais. Ao longo desse trabalho, as equipes foram orientadas pelo então juiz auxiliar da 1ª Vice-Presidência, Rodrigo Martins Faria, e pela servidora Samara Valamiel Pedroso Andrade.
A metodologia utilizada na implantação do desdobramento do planejamento estratégico abrange quatro etapas: diagnose, plano estratégico, plano de ação gerencial e acompanhamento permanente. Em cada uma delas, é fundamental o adequado exercício da liderança pelos gestores, de modo a promover o engajamento das equipes de servidores no trabalho.
Na diagnose, delineia-se a situação da unidade e identificam-se anomalias que estejam impedindo ou dificultando o alcance dos objetivos estratégicos, a produção dos resultados esperados e o cumprimento de metas estabelecidas. O plano estratégico consiste no estabelecimento das metas a serem atingidas, com estabelecimento dos respectivos prazos.
No plano de ação gerencial, são especificadas as ações adequadas para viabilizar o alcance das metas, com indicação de como e por quem serão realizadas as tarefas necessárias para a superação dos problemas apontados. A última etapa, o acompanhamento permanente, desenvolve-se por meio do envio de relatórios gerenciais trimestrais à Sepad e da realização das correções e realinhamentos necessários.
Reflexão e aperfeiçoamento
Escrivã do 5º Cartório Criminal, a servidora Sandra Regina Silva Carvalho conta que a experiência com o DPE permitiu um momento de reflexão muito importante para toda a equipe. “Temos um dia a dia de trabalho muito corrido, com muitas demandas urgentes. O curso proporcionou um respiro, para que parássemos e refletíssemos, a fim de identificar eventuais pontos fracos, e então definíssemos estratégias para melhorar o trabalho”, afirma.
De acordo com a escrivã, o desdobramento do planejamento estratégico tem permitido também uma visão mais abrangente do papel que cada um dos integrantes do cartório tem a desempenhar, no sentido de contribuir para o alcance das metas traçadas para o Tribunal de Justiça de Minas Gerais. “O curso foi importante para o nivelamento de conhecimento entre as câmaras e o aprimoramento do exercício de nossas funções, com consequente ganho para servidores, colaboradores e jurisdicionados”, afirmou.
Os impactos positivos da experiência com o DPE são reiterados pelo escrivão Fernando César de Mello Souza, do 9º Cartório Cível. Ele destacou que o curso foi conduzido por pessoas com profundo conhecimento e vivência da realidade dos cartórios e do Judiciário mineiro. “O sentimento, ao longo do processo, foi de que a área fim do TJMG estava sendo olhada, e que não seríamos abandonados depois, com os novos conhecimentos”, contou.
Servidor da Corte estadual mineira há quase 30 anos, o escrivão Fernando Souza afirma que essa experiência tem sido para ele um grande estímulo. “A partir do curso, fizemos a reorganização de toda a estrutura do cartório, a fim de atender às demandas deste novo momento do Tribunal de Justiça de Minas Gerais. Estou me sentindo desafiado; o DPE reacendeu em mim uma motivação grande, de quando tomei posse”, declarou.
Modelo testado
Entre os anos de 2017 e 2021, o Desdobramento do Planejamento Estratégico foi implantado pela Corregedoria-Geral de Justiça em mais de duzentas unidades judiciárias de Primeira Instância. O trabalho obteve resultados expressivos, como redução do acervo processual, eliminação de processos paralisados, otimização dos processos de trabalho, melhoria na qualidade de vida de magistrados e servidores e identificação de boas práticas de gestão.
Para a juíza Mônica Silveira Vieira, o sucesso do projeto Desdobramento do Planejamento Estratégico, em 1ª Instância, “é evidente”. “Os resultados foram excelentes. Já há alguns anos, tive a sorte de ter contado com a inclusão, nesse projeto, da 4ª Vara Cível da Comarca de Contagem, da qual sou titular. O DPE foi excepcional para a melhoria da prestação jurisdicional na unidade. A equipe toda é muito engajada até hoje no processo de melhoria contínua, de fixação de metas e indicadores, com a realização de reuniões gerenciais mensais”, afirma.
“Percebemos que é fundamental o aperfeiçoamento gerencial contínuo, em termos de formação dos gerentes de todas as áreas do Tribunal e, particularmente, da Superintendência Judiciária. É necessário que sejam desenvolvidas, em especial, habilidades e competências em liderança, para que ela seja exercida de forma democrática e de maneira absolutamente afinada com os objetivos, a missão e o propósito da instituição e com planejamento estratégico institucional”, observa a juíza Mônica Silveira Vieira.
Nesse novo paradigma, a liderança “precisa ser motivadora e se exercer pelo exemplo, ou seja, o líder deve, por suas ações, demonstrar para os liderados aquilo que deve ser preconizado nos processos de trabalho. Por isso, a formação em aperfeiçoamento contínuo dos líderes é algo que a Superintendência Judiciária, na gestão atual, pretende priorizar”, acrescenta a magistrada.
Já no primeiro semestre de 2022, quatro gabinetes de desembargadores iniciaram a implantação do desdobramento do planejamento estratégico. Há previsão de que o projeto ganhe ainda a adesão de outros gabinetes, com a criação, no âmbito da Superintendência Judiciária, de setor voltado diretamente para a melhoria gerencial em 2ª instância, com atribuições que envolvam mapeamento e aperfeiçoamento constante de processos de trabalho, nivelamento de conhecimentos, promoção de aprimoramento dos gestores e auxílio à implantação e acompanhamento do DPE.
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