Buscando reestruturar o Arquivo Central do Ministério Público do Estado de Minas Gerais (MPMG), uma equipe da instituição realizou visitas técnicas à Coordenação de Arquivo Permanente (Coarpe), em Contagem, no dia 11/12, e à Coordenadoria de Avaliação e Acompanhamento das Atividades de Arquivo (Coarq), em Belo Horizonte, em 9/12.
As visitas reforçam a cooperação entre as instituições para aprimorar o fluxo, a avaliação e a destinação de documentos no âmbito das ações do Ministério Público. O encontro contribuiu para compartilhar práticas, metodologias e desafios relacionados ao tratamento e à destinação final de documentos, etapas essenciais para assegurar eficiência, racionalização de espaços e transparência administrativa.
A coordenadora da Coarq, Giselle Santos Cesario da Costa, destaca a necessidade de manter os processos mapeados, garantindo a padronização das atividades arquivísticas, assegurando as práticas adotadas.
“Foi estruturada uma força-tarefa dedicada à avaliação de processos, evidenciando o compromisso da unidade com o cumprimento das tabelas de temporalidade e com a correta destinação de cada documento.”
O coordenador da Diretoria de Gestão Documental do MPMG, Allan Vinícius Vieira Araújo, explica que a equipe conheceu a organização interna, os fluxos de trabalho e as soluções adotadas pelo Tribunal no Arquivo Permanente, em Contagem, e no Arquivo Intermediário da 2ª Instância, em BH. Com a troca de experiências, é possível assegurar um fluxo documental eficiente, evitando acúmulo e garantindo a movimentação adequada dos documentos.
“O Tribunal de Justiça e o Ministério Público sempre mantiveram uma relação de cooperação muito sólida, e este momento reafirma essa parceria. Nossas trocas técnicas são sempre muito proveitosas e ampliam nossa capacidade de aprimorar rotinas e soluções na gestão documental. As visitas realizadas refletem esse espírito colaborativo e contribuem diretamente para fortalecer o trabalho em curso na reestruturação do Arquivo Central do Ministério Público.”
O coordenador ressalta que a iniciativa buscou compreender desde a lógica de funcionamento das unidades e os modelos de atendimento até os métodos de tratamento, armazenamento e preservação de acervos:
“Esse contato direto com práticas consolidadas nos permite avaliar alternativas, identificar melhorias e fortalecer o redesenho que estamos conduzindo no nosso próprio Arquivo Central.”
Também participaram da visita o supervisor administrativo da Coarpe, Vagner do Carmo; os arquivistas da Gerência de Arquivo e Gestão Documental e de Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (Gedoc), Bruna Michels e Elias Cardoso; os assistentes de apoio administrativo da Coarpe Victor Vieira de Almeida e Gustavo Fabiano Soares; as oficialas do MPMG Sheila Oliveira Bonifácio de Araújo e Sônia Rodrigues de Carvalho Estevão; além dos auxiliares de arquivo do MPMG Ana Grasiely dos Reis e Jamesom Luiz Durães.
A visita técnica do Ministério Público à Coarq e à Coarpe reforça a relevância da gestão documental como instrumento de eficiência administrativa e de preservação da memória institucional. A parceria promove a gestão de documentos e assegura maior agilidade no acesso às informações.
Documentos históricos
Vinculado à Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), por meio da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged), o Arquivo Permanente do TJMG possui atualmente um acervo superior a 850 mil documentos, que abrangem desde o período colonial, no século XVIII, até 1950. O setor é responsável pela guarda e tratamento de exemplares raros, compostos por documentos judiciais e administrativos que retratam aspectos da vida social em Minas Gerais.
Segundo a coordenadora de Arquivo Permanente (Coarpe) do TJMG, Sônia Santos, que recebeu a equipe do MPMG, 30 profissionais atuam diariamente na conservação, na organização, na digitalização e na disponibilização de um dos principais acervos do Estado, composto por documentos de 152 comarcas.
Este ano o setor já atendeu cerca de 9,6 mil solicitações de pesquisa do Brasil e até do exterior.
Todos os documentos produzidos pelo Tribunal até 1950 são considerados históricos e, portanto, possuem guarda permanente, conforme a Resolução nº 324/20, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Já os itens informacionais posteriores a esse período, que contenham conteúdo icônico ou de interesse histórico e cultural, podem ser classificados como “Tema Relevante” e preservados de forma definitiva.
O documento mais antigo do acervo é um libelo cível referente à divisão de terras na Comarca de Vila Rica, atual Ouro Preto, datado de 1736. A consulta ao acervo pode ser feita por qualquer pessoa, a partir do nome ou da data do documento. Quando solicitado, o material é digitalizado em PDF e cadastrado no Acervo Minas Justiça (AMJ) – portal gratuito e aberto ao público, vinculado à Dirged do TJMG.
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