Gestores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) realizaram, no dia 22/10, visita técnica ao Arquivo Permanente do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), no bairro Cincão, em Contagem. Os arquivos são administrados pela Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged), vinculada à Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef).
O encontro ocorreu na véspera do VII Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário, promovido pela Ejef, em Belo Horizonte. A visita teve como objetivo apresentar à equipe de gestores do TJSP o funcionamento das unidades de arquivo e o modelo de gestão documental adotado pelo Tribunal mineiro.
A gerente de Arquivo e Gestão Documental da Justiça de 1ª Instância (Gearq) do TJMG, Daniela Fernanda da Silva Castro Santos, recebeu a representante da Coordenadoria de Gestão de Armazenamento e do Acervo do TJSP, Meire Rodrigues Garcia, e o diretor de Informação, Gestão e Desempenho da Secretaria de 1ª Instância do TJSP, Jader Alves Rosa.
Segundo Daniela da Silva, a visita foi organizada para apresentar aos colegas de São Paulo o funcionamento completo das unidades de Arquivo Intermediário e Permanente, além do processo de avaliação documental.
“Eles vieram constatar como funciona o armazenamento de documentos, entender o nosso histórico da gestão direta dos acervos do TJMG e acompanhar todas as etapas, desde a produção até a eliminação dos documentos.”
A gerente da Gearq destacou que o interesse dos visitantes reflete o momento de estudo do TJSP para aprimoramento de um modelo próprio de gestão documental.
Para Meire Rodrigues Garcia, a visita teve caráter técnico e exploratório.
“Viemos conhecer toda essa parte estrutural de arquivo e gestão documental.” Ela ressaltou a qualidade do modelo mineiro, especialmente nos processos de avaliação e guarda.
“A estrutura é excelente. A forma de avaliação e a guarda dos processos realmente vale muito para termos como modelo. Será de muita utilidade para a gente.”
O diretor Jader Alves Rosa destacou o interesse do TJSP em adotar uma operação semelhante:
“Viemos avaliar a estrutura física e o modelo de operação feito por equipe própria, de ponta a ponta.”
Segundo o gestor, o gerenciamento mineiro oferece vantagens econômicas e de eficiência.
“Entendemos ser um modelo que trará economia com relação ao que aplicamos atualmente. Mesmo com um quadro reduzido de servidores, o retorno é bem considerável.”
Jader Rosa também destacou a qualidade das instalações do TJMG, que, segundo ele, “se comparam com galpões de empresas terceirizadas”.
Internalizar
A visita fez parte de um processo inicial de estudos do TJSP para internalizar a gestão documental. Jader Rosa explicou que o Tribunal paulista enfrenta desafios semelhantes aos de Minas, mas em escala maior.
“Temos noventa milhões de processos em nosso arquivo e mais de 300 comarcas. Os problemas são os mesmos.”
Meire Garcia lembrou que o interesse pelo modelo mineiro é antigo.
“Há muito tempo, eu já sabia que o Tribunal de Minas tem guarda própria. Já vinha conversando com o diretor da gestão sobre essa visita, porque esse sistema nos interessava muito.”
Ela destacou que o congresso em Belo Horizonte foi a oportunidade ideal para a realização do encontro.
Para Daniela da Silva, foi muito positiva a troca de experiências e o interesse dos colegas paulistas.
“É sempre importante compartilhar práticas que fortalecem a gestão documental no Poder Judiciário. Essas visitas técnicas ajudam a aprimorar processos e a construir soluções conjuntas para desafios comuns.”
Gestão Documental
A Gearq é o setor do Tribunal de Justiça de Minas Gerais responsável pela administração, guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades judiciais.
A Dirged atua em todas as etapas do ciclo documental – da produção à eliminação – e também preserva o acervo histórico do TJMG, por intermédio da Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Secretaria do Tribunal de Justiça e de Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (Gedoc).
As atividades da Dirged seguem os parâmetros estabelecidos pela Resolução nº 749/2013, do TJMG, que instituiu o Programa de Gestão Documental, guiada pelas diretrizes da Resolução nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
As normas definem critérios para a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, com o objetivo de assegurar a preservação e a destinação adequada do acervo institucional.
Essa regulamentação orienta o tratamento dos processos judiciais e administrativos, promovendo eficiência, economia de espaço e segurança na custódia das informações.
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