Os processos armazenados no arquivo intermediário do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) somam mais de 340 mil metros lineares de documentos. Já no arquivo central, localizado na Região Metropolitana de Belo Horizonte, existem mais de 7 milhões de processos judiciais de apenas 38 das 296 comarcas de todo o estado.
Para gerenciar tamanho acervo são necessárias técnicas de gestão documental e de arquivamento. Essas práticas gerenciais foram debatidas esta semana durante o curso "Gestão da Informação Documental no TJMG: eficiência na prestação jurisdicional, no exercício da cidadania e na promoção de Políticas Públicas", como parte das comemorações da 3ª Semana Nacional de Arquivos.
O evento, realizado na Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), reuniu mais de 120 pessoas, na capital mineira, que trabalham com arquivamento de documentos em instituições públicas e privadas.
Segundo o juiz auxiliar da 2ª Vice-Presidência do TJMG, Luiz Fernando de Oliveira Benfatti, que participou da abertura do encontro, é de extrema importância a troca de experiências entre as pessoas que lidam, no dia a dia, com gestão de documentos e a divulgação da atividade, tão essencial para a Justiça mineira.
O diretor executivo de Gestão da Informação Documental da Ejef, em exercício, Thiago Israel Doro Pereira, destaca que é a primeira vez que o TJMG participa da Semana Nacional dos Arquivos, que está em sua terceira edição no Brasil e é coordenada pelo Arquivo Nacional.
“Conseguimos trazer essa oportunidade de troca de informações sobre a área de gestão documental e de arquivos, tão importante não só para o TJMG como para todo o setor público e privado. É necessário integrar as equipes que trabalham nessa área, para trocar experiências”, destaca Thiago Doro Pereira.
A diretora executiva de Desenvolvimento de Pessoas da Ejef, Ana Paula Andrade Prosdocimi, também participou da abertura do evento.
Salas temáticas
O curso funcionou como uma feira de ciências. Os inscritos puderam escolher uma das quatro salas que estavam desenvolvendo atividades de forma simultânea.
“O curso vai melhorar meu trabalho no Tribunal de Justiça Militar", disse o assistente administrativo Leonardo Fabiano Marques de Souza, de 20 anos. "Lá, tratamos o processo do início ao fim. Aqueles que já foram encerrados passam por uma análise preliminar, depois é feita a restauração e o arquivamento. O volume é muito grande. Fazemos formulários dos arquivos, digitalizamos as peças principais, para novamente serem arquivados. Precisamos de técnicas de gestão, para dar conta do trabalho.”
Oficinas
Os inscritos puderam participar ainda de oficinas de confecção de embalagens para acondicionamento de documentos e de manejo e orientações de conservação preventiva do acervo histórico do TJMG.
Um grupo do Departamento de Química da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) montou um estande para demonstrar um estudo desenvolvido no arquivo permanente do TJMG.
A professora Isolda Maria de Castro informa que o projeto de análise do acervo do TJMG começou há cerca de um ano e procura verificar pesticidas usados nos documentos do arquivo permanente da Justiça mineira e a presença de fungos que podem causar prejuízos à saúde dos servidores e pesquisadores que lidam com esse material.
“Primeiramente, é feita a análise quanto a pesticidas e metais pesados. Depois é realizado um tratamento nos documentos contaminados por fungos, com a retirada de oxigênio através de embalagens plásticas. Os pesticidas presentes nos documentos fazem muito mal à saúde humana, e os fungos são capazes de deixar manchas no papel e impossibilitar a leitura do material”, explica a pesquisadora.
A arquivista Patrícia Keuffer, que participou da oficina de confecção de embalagens para conservação de documentos, ficou satisfeita em ver tantas pessoas querendo trocar experiências. “Esse envolvimento melhora a definição de práticas de gestão que serão aplicadas em cada ambiente de trabalho, seja público ou privado”, disse.
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