A equipe da 1ª Vara Criminal de Belo Horizonte, sob a gestão da juíza Maria Isabel Fleck, comemorou, no dia 5 de Maio, um ano de implantação do Modelo de Gestão Judicial Aplicada, registrando bons resultados por meio de novas práticas e métodos de trabalho. A gestão Judicial é uma iniciativa Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes, integrante do PDG (Programa de Desenvolvimento Gerencial).

O acervo da Vara que em janeiro de 2017 era de 6385, hoje ele é de 5739, resultado de um progressivo aumento do número de processos baixados em relação à distribuição, que no período da implantação do modelo de gestão foi de 646 processos.

De acordo com a juíza Maria Isabel Fleck, a melhoria dos números é resultado do planejamento estratégico, que prevê a revisão constante dos resultados e dos métodos de gestão.

Durante o processo de implantação da Gestão Judicial na 1ª Vara Criminal, a Direção do Foro prestou o apoio institucional necessário, seja por meio dos serviços auxiliares ou mesmo com a edição de atos normativos necessários a implementação das ações demandadas pelo novo modelo de gestão.

O juiz diretor do Foro, Marcelo Fioravante, destaca a importância dos resultados obtidos e a experiência exitosa da 1ª Vara que  já começa contribuir para as demais varas e serviços auxiliares.

Mudança de paradigma

De acordo com a magistrada, a capacitação em gestão judicial possibilitou a mudança de visão dela e da equipe sobre os métodos de gestão do gabinete e da secretaria. Mais que isso, ela destaca o rompimento da noção obsoleta de separação entre gabinete e secretaria, como uma das principais mudanças de paradigma que contribuíram para a identificação das “não conformidades” na rotina de trabalho e, consequentemente, para a proposição de mudanças que têm elevado a eficiência da unidade jurisdicional.

“Havia uma resistência mútua do gabinete e da secretaria em compreender as atividades um do outro e atuar de maneira colaborativa”, reconhece a juíza Maria Isabel Fleck.

 A concepção de unidade judiciária foi ratificada pelo novo Código de Normas da Corregedoria, Provimento 355/2018 e  Portaria 4704/2017, que regulamentam a implantação e o acompanhamento do desdobramento do Planejamento Estratégico pelas unidades judiciárias da Justiça Comum de Primeiro Grau.

O ciclo da gestão judicial prevê a diagnose de unidade judiciária, o plano estratégico, o plano de ação gerencial e o acompanhamento permanente.

A assessora Marina Bitencourt lembra que a determinação da juíza para que os estagiários do gabinete realizassem o atendimento do balcão, apontado pelos servidores da secretaria como a pior tarefa da secretaria, possibilitou outro ponto de vista, a identificação dos problemas e proposição de soluções e melhorias da atividade.

Atendimentos desnecessários e excessivos de pessoas no balcão, rotina cansativa e até logística e leiaute incompatível com os atendimentos foram alguns dos problemas identificados pela análise quantitativa e qualitativa, em um relatório, uma das ferramentas principais da gestão judicial que vem sendo aplicada na 1ª Vara Criminal. A medição é uma das principais premissas do modelo.

Relatórios concernentes às tarefas, de balcão e da secretaria, foram apresentados à equipe do gabinete e da secretaria nos “rituais mensais de gestão”, outra ferramenta importante da gestão judicial. As equipes da secretaria e do gabinete analisaram os relatórios e sugeriram soluções que trouxeram maior eficiência, redução de atendimentos desnecessários, modificação do leiaute e da sistemática de atendimento da secretaria e o esperado aumento da produtividade dos servidores. Além de o atual momento econômico do Estado dificultar a nomeação de novos servidores, “não adiantaria vir mais servidores se não se mudasse as práticas viciadas”, explica a escrivã Christina Maria Andrade, sobre outra premissa seguida por todos os envolvidos nas mudanças da 1ª Vara Criminal: “Fazer mais com menos”.

Plano Estratégico da 1ª Vara Criminal

O planejamento estratégico da 1ª Vara Criminal contou com o apoio da Direção do Foro, que designou a servidora Fátima Lages e a equipe da Secretaria de Apoio Jurisdicional (Seajur), para auxiliar nas ações de suporte ao levantamento e qualificação do acervo e também na execução das tarefas necessárias à solução das “não conformidades” encontradas.

Atender às metas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e do Planejamento Estratégico do TJMG e, mais especificamente, alcançar a redução do acervo da secretaria com ênfase nos processos de porte ilegal de armas foram os principais objetivos do planejamento traçado para a vara.

 Plano de Ação Gerencial

A partir da identificação dos “gargalos” que impediam a eficiência da Unidade Judiciária e dos motivos para número elevado do acervo, foi proposto o plano de ação da 1ª Criminal, que previu uma série de alterações da metodologia.

Uma das razões para acervo elevado era o grande número de processos do antigo acervo da 1ª Vara Criminal antes da especialização com movimentação paralisada, aspecto que foi identificado pela equipe da Seajur.

Feito isso, a equipe lançou mão de outra ferramenta de gestão, a interface entre setores ou instituições, e acionou a Central de Arquivo Forense da Direção do Foro para agilizar a localização, o desarquivamento e o encaminhamento dos maços e processos para a Seajur.

O empenho do coordenador Túlio Almeida em atender com prioridade a essas solicitações contribuiu, segundo Fátima Lages, para a agilização da separação desse acervo, e da identificação posterior das movimentações necessárias. Os processos foram organizados na secretaria da 1ª Vara Criminal, alguns já com a movimentação necessária e outros até baixados e arquivados definitivamente, por prescrição.

Outra interface exitosa foi realizada com a Gerência de mandados (Geman), construindo canais de comunicação direta, por meio de uma servidora da 1ª Vara  para acompanhar os mandados pendentes de audiências. Ela identificou um grande número de problemas, não conformidades, que foram sendo sanadas com o então Diretor da Gemam, Olinto de Paiva,  que inclusive participava dos rituais de gestão. Como consequência desta parceria, o diretor do Foro Marcelo Fioravante, indicou a Geman para implantação do modelo judicial.

Ceapa

Retirar do rol de atividades dos servidores o controle de apresentações de réus com benefício da suspensão condicional do processo foi outra das ações sugeridas em um dos rituais de gestão da 1ª Vara Criminal.

Com a criação do Central de Apresentação de Acusados e Réus (Ceapa), por meio da Portaria 17/ Dirfo/2017 da Direção do Foro, os servidores da 1ª Vara Criminal deixaram de realizar cerca de 300 atendimentos mensais no balcão, relativos à apresentação para comprovação do cumprimento de suspensão condicional do processo (suspro).  

Os indiciados passaram a comprovar a frequência em um dos guichês de identificação de acesso, instalado em caráter experimental no primeiro andar do Fórum Lafayette. O sucesso da alteração já motivou a expansão do atendimento da Ceapa para a 12ª Vara Criminal e para a Vara de Precatórias Criminais, já em fase de implantação.

Com a redução do número de atendimentos no balcão da secretaria, Apenas um servidor passou a ser suficiente para a demanda, e um segundo servidor que apoiava o atendimento nos momentos de pico foi dispensado.

Isso possibilitou a alteração do rodízio de atendimento para que os servidores deixassem de se revezar de hora em hora ao longo do dia no balcão, para se alternarem em um dia por semana, cada um. A medida tornou a atividade menos desgastante e proporcionou maior rendimento dos servidores nos outros dias em que estão fora do balcão cumprindo as demais tarefas, com maior concentração, mais produtividade e sem interrupções desnecessárias.

Vara Criminal triplica número de audiências com ação indicada por modelo de gestão

Identificar métodos para reduzir acervo e cumprir as metas estabelecidas também está entre as diretrizes da gestão judicial.

Os relatórios iniciais do ciclo de gestão da 1ª Vara Criminal apontaram um grande número de ações pendentes referentes a porte ilegal de armas e a necessidade de baixar esse acervo, que em outubro contabilizava 1.797 processos, o que foi classificado como crítico pelos novos métodos de análise da vara.

Mesmo priorizando a tramitação desses processos a redução até abril tinha sido de apenas 38%, o que indicou a necessidade de ações para reduzir ainda mais o acervo. Então a juíza Maria Isabel Fleck e a servidora Fátima Lages formataram um mutirão de audiências, com prioridade para as ações de porte ilegal de arma.

Para o sucesso da ação, elas também se utilizaram da interface, desta vez com Ministério Público, Defensoria Pública, Direção do Foro e a 8ª Vara Criminal, o que possibilitou quase triplicar número de audiências realizadas em uma única semana. Realizado entre 16 e 20 de abril de 2018, o mutirão realizou 71 audiências, em um período em que a vara consegue realizar entre 20 e 25 audiências.

A juíza destacou o apoio recebido da Direção do Foro que, além de colocar a equipe da Seajur à disposição, providenciou as diligências jurídicas e administrativas necessárias e designou o juiz auxiliar Pedro Câmara Raposo Lopes para cooperar nas audiências extras. A pauta dupla de audiências da 1ª Vara Criminal contou também com a contribuição do juiz da 8ª Vara Criminal, Luís Augusto Barreto Fonseca, que realiza as audiências daquela vara pela manhã e cedeu a estrutura do gabinete para o mutirão no horário da tarde.

A parceria com o MP e a Defensoria foi além da realização das audiências, e o esforço para que as alegações finais fossem oferecidas já ao final da audiência e a sentença saísse no mesmo ato possibilitou o encerramento da maioria dos processos, sobretudo de porte ilegal de arma, com a consequente destinação desses objetos. A Coordenação de Armas e Bens Apreendidos (Coarb)também contribuiu para a separação e organização dos objetos e até na formatação e padronização das comunicações oficiais, sugeridas pelo servidor Hebert Furtado de Oliveira Gomes, para destinação e baixa dos objetos.

A realização dos atos na mesma audiência reduz também uma série de tarefas posteriores da secretaria, como intimações e cargas às partes, gerando assim economia de tempo e de recursos.

Outras edições do mutirão

Novos esforços concentrados já estão previstos para ocorrer entre 14 a 18 de maio e 4 a 15 de junho, sempre priorizando os processos suspensos aguardado audiências e relativos a porte ilegal de armas, e também os definidos como prioridade pelo CNJ.

A juíza Maria Isabel Fleck destaca que as ações do mutirão geram celeridade e reduzem a sensação de impunidade.

Referência para outras varas

Um dos projetos mais importantes inspirados pelos resultados, de acordo com a juíza Maria Isabel Fleck é o da capacitação de servidores para exercício do cargo de escrivão.  Um rodízio entre quatro servidoras está no final do período experimental. Cada uma delas assumiu o cargo de escrivão por quatro meses, o que as possibilitou colocar em prática o conhecimento adquirido no curso de Gestão Judicial Aplicada a trocar experiências com as demais colegas que exerceram o cargo de escrivão.  A juíza acredita que o revezamento possibilita identificar novos profissionais aptos para o exercício da função gerencial de secretaria.

A juíza Isabel Fleck, destaca que o treinamento possibilita melhorar ainda mais a consciência da equipe e o reconhecimento da importância da gestão como ferramenta de melhoria da prestação jurisdicional. As varas piloto em que o modelo de gestão foi aplicado passam a ser referência e os gestores que concluíram a primeira fase de capacitação, multiplicadores do método de gestão judicial aplicada, oferecido pela Ejef.

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