Quantas histórias podem ser contadas em um acervo com 858 mil documentos, desde o período colonial, no século XVIII, até os nossos dias? No Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), o Arquivo Permanente, vinculado à Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), por meio da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged), é responsável pela guarda e tratamento desses raros exemplares. São documentos judiciais e administrativos que revelam infinitos pontos de vista sobre a vida social em Minas Gerais.
Nesta sexta-feira (10/10), uma equipe que cuida do Arquivo Central da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) fez uma visita técnica ao Arquivo Permanente e acompanhou de perto os processos de catalogação, digitalização e gestão do acervo do TJMG. O material ocupa duas “ruas”, como são chamados os corredores de prateleiras dispostas em um galpão no bairro Cincão, em Contagem, na Região Metropolitana de Belo Horizonte. O Arquivo Intermediário, que ocupa quatro galpões, contém impressionantes 10 milhões de documentos.
A coordenadora de Arquivo Permanente (Coarpe) da Ejef, Sônia Santos, explicou que 30 pessoas trabalham diariamente na conservação de um dos principais acervos do Estado, composto por documentos de 152 comarcas. O setor chega a atender 1,2 mil pedidos de pesquisadores de todo o Brasil, e até do exterior, em busca de peças judiciais.
“São documentos que já cumpriram a função processual, de resolução de litígios, e agora passam para novo estágio, como fonte de pesquisa. Além de estudos, possibilitam iniciativas como o reconhecimento de cidadania.”
Documentos históricos
Todos os documentos produzidos pelo Tribunal até 1950 são considerados históricos e, portanto, de guarda permanente, conforme a Resolução nº 324/20, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
O material produzido após 1950, que tiver conteúdo icônico e de interesse histórico e cultural, pode ser classificado como “Tema Relevante”. Assim, também é destinado ao arquivo e não será eliminado. É o caso das 68 plantas arquitetônicas originais do Pavilhão da Gameleira, na região Oeste de Belo Horizonte, que constam no processo do desabamento que deixou 69 mortos em 1971. Atualmente, as plantas estão em processo de recuperação no Laboratório de Conservação e Pequenos Reparos de Documentos Judiciais Históricos do TJMG.
O mais antigo item do acervo é um libelo cível de divisão de terras na Comarca de Vila Rica, atual Ouro Preto, de 1736. Outra preciosidade são documentos da época da Inconfidência Mineira.
Limpeza e conservação
O supervisor administrativo da Coarpe, Vagner Carmo, mostrou aos visitantes o passo a passo desde a entrada de cada processo, quando é feita a avaliação das condições físicas, até o arquivamento: “Primeiro é feito o recolhimento das caixas nas comarcas. Fazemos aqui a listagem e separação. Como chegam processos deteriorados, se desfazendo, é preciso higienizar, tirar toda poeira, retirar grampos e bailarina para não oxidar”.
Em seguida, as folhas são colocadas soltas em uma pasta de papel alcalino, com ph neutro, para garantir a preservação. O exemplar recebe um número de identificação e vai para uma pasta especial, que evita a deterioração com o tempo. Várias pastas preenchem uma caixa, que ganha um endereço no acervo: rua, andar da prateleira e gaveta.
Memória coletiva
A listagem pode ser consultada por qualquer interessado a partir do nome ou data. Quando um cidadão solicita um feito, ele é digitalizado em PDF, enviado e cadastrado pela equipe no Acervo Minas Justiça (AMJ), portal de uso gratuito e aberto ao público, vinculado à Dirged do TJMG.
Atualmente, segundo o supervisor administrativo da Coarpe, o AMJ contém 20 mil processos, e outros 20 mil estão em fase de finalização. Novas inclusões ocorrem sob demanda.
Ao fim da visita, a arquivista da Gerência de Arquivo e Gestão Documental e de Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (Gedoc) Bruna Michels apresentou à equipe da UFJF a metodologia do trabalho.
Ela destacou como um arquivo vai adquirindo novos significados: “Para compreender um documento, é preciso compreendê-lo em seu tempo. Não o tratar isoladamente, mas considerar seu contexto”.
A restauradora Andreia de Freitas Rodrigues, da UFJF, elogiou a visita e classificou como “fundamental” a troca de experiências: “Conhecer como é feita a gestão da digitalização e do atendimento para acesso ao público, ter contato com os sistemas usados aqui, é algo que tiramos de mais proveitoso para garantir o acesso e a difusão”.
Também participaram da visita a arquivista da UFJF Arlene Xavier Santos Costa e a analista de sistemas da Universidade Marcelia Guimarães Paiva.
Arquivo Permanente
O Arquivo Permanente Julio César Bandeira de Mello está localizado em Contagem (MG) e é vinculado à Ejef por intermédio da Dirged. Ele realiza ações que visam a preservação e a difusão dos materiais sob custódia.
Segundo o art. 10 da Resolução nº 749/2013, do TJMG, “os documentos com indicativo de guarda permanente serão recolhidos à unidade de arquivo permanente, deixando de pertencer à unidade produtora”.
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