Na tarde de 31 de janeiro, representantes do Tribunal de Justiça Militar de Minas Gerais (TJMMG) visitaram a Coordenação de Arquivo (Coarq), no Centro Operacional do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) para conhecer a atuação do setor em relação à gestão documental. O TJMG é considerado uma referência na área, por cumprir, de forma efetiva, as recomendações do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

A gerente de arquivo e gestão documental da 2ª Instância do TJMG, Bárbara Neves, e a coordenadora de Arquivo da 2ª Instância, Simone Meireles Chaves, reuniram-se com a equipe do TJMMG para apresentar o trabalho realizado pelo Tribunal de Justiça e ficar a par das necessidades daquela instituição para o desenvolvimento de suas atividades nessa área.

Conforme o que foi exposto, a proposta da Diretoria de Gestão da Informação Documental do TJMG (Dirged) é conservar ou descartar, conforme o caso, documentos administrativos e judiciais, aliando sustentabilidade, gestão do conhecimento, preservação da história da instituição, transparência e economia. O objetivo é chegar a uma administração eficiente dos recursos públicos e proteger a memória da instituição e de registros de interesse da população.

A importância do trabalho desenvolvido pelo TJMG em gestão documental é diretamente proporcional ao tamanho do acervo da instituição nessa área. Só na Coarq, são 83 mil caixas que contêm processos administrativos e judiciais, precatórios e uma infinidade de outros papéis.  De 2007 (ano em que se iniciou a avaliação desse acervo do TJMG) a 2018, foram eliminados aproximadamente 2 mil metros lineares de documentos.

Compareceram ao encontro a sargento Nayana Ramos, a cabo Lucélia e a servidora Flávia Imaculada Chavez Diniz, que compõem a equipe de gestão documental do TJMMG. Elas observaram a forma de arquivamento dos documentos administrativos e judiciais da 2ª Instância, a metodologia de trabalho da Gerência de Arquivo e Gestão Documental da 2ª Instância (Gedoc) e da Coordenação de Arquivo da 2ª Instância (Coarq).

Segundo a coordenadora Simone Chaves, essa não é a primeira visita de integrantes do TJ militar. “Já trocamos experiências em outras ocasiões. Como, nesse âmbito, o TJMG é um parâmetro e um exemplo, eles ficaram interessados e vieram ver em detalhes como funcionam as nossas atividades. Durante a reunião, nós mostramos um pouco da nossa metodologia de trabalho e discutimos uma forma de cooperação”, conta.

Finalidade

A gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Cada documento tem um prazo durante o qual precisa ficar guardado. Alguns ficam sob a custódia das comarcas, outros são encaminhados para a capital. A permanência pode durar meses, décadas ou mesmo eterna, no caso dos documentos de guarda permanente ou histórica. Um dos ganhos desse trabalho é a liberação de espaço físico nos fóruns e prédios do TJMG e a redução do gasto com aluguel de imóveis para arquivos.

O arquivamento e a eliminação de documentos devem obedecer a critérios rigorosos, estabelecidos por diversas normas, como a Resolução 749/2013 do TJMG e a Portaria Conjunta 330/2014, que instituiu o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) dos Processos Judiciais da Justiça de Primeiro e Segundo Graus do Estado de Minas Gerais.

No TJMG as decisões em torno dessas ferramentas, que estabelecem prazos para a guarda e eliminação de documentos, e questões relacionadas à gestão documental, são apreciadas pela Comissão Técnica de Avaliação Documental (CTAD), instituída pela Portaria 3.069/PR/2014.

Além disso, tratam do tema a Constituição, a Lei Federal 8.159/1991, a Recomendação 37/2011 do CNJ, e por orientações do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do CNJ, lançado em dezembro de 2008.

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