O presidente do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), desembargador Gilson Soares Lemes, determinou como um dos pilares de sua gestão virtualizar os processos físicos. A iniciativa é uma forma de viabilizar a prestação jurisdicional remotamente e integra o Programa Justiça Eficiente (Projef).
O superintendente adjunto do TJMG, desembargador José Arthur Filho, comenta que a virtualização de processos físicos é um sonho antigo, que em breve será realidade. "São inúmeras as vantagens do processo eletrônico, entre elas, dar celeridade ao andamento processual e proporcionar o acesso de qualquer lugar do planeta, desde que se tenha acesso à internet", reforçou. O magistrado enfatiza que essa iniciativa vai ao encontro dos interesses da sociedade que busca um Judiciário mais ágil.
Quanto à iniciativa, ela é ousada e factível, de acordo com o desembargador José Arthur Filho. Ele explica que foi criada uma força tarefa interna, em todas as unidades do TJMG, que potencializa os trabalhos de virtualização e indexação dos processos digitalizados no Processo Judicial eletrônico (PJe). Ele acrescenta que foram adquiridas máquinas de ponta que, aliadas à tecnologia avançada, proporcionam avanços na meta da virtualização dos processos físicos.
O magistrado acentua a importância do trabalho realizado pelo grupo interinstitucional criado pelo TJMG para obter apoio de parceiros para o alcance da meta. Nesse sentido, é ressaltado o apoio da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), por meio das seccionais do Estado mineiro, das faculdades de Direito e das prefeituras.
O desembargador José Arthur Filho comenta que o TJMG, apesar da crise da pandemia da covid-19, tem aproveitado o momento para criar oportunidades e avançar em diversas áreas, como a tecnologia. "O Tribunal de Justiça mineiro tem buscado incorporar em suas iniciativas o espírito colaborativo e de cooperação, para colocar em prática iniciativas voltadas para prestar um serviço de qualidade à sociedade", constata.
Mundo digital
Nesta semana, o TJMG chegou a 100 mil processos indexados no PJe. A Comarca de Lagoa Santa obteve o registro desse número significativo. O juiz diretor do Foro da Comarca de Lagoa Santa, Carlos Alexandre Romano Carvalho, também viu na pandemia a oportunidade de o Poder Judiciário entrar 100% no mundo digital.
“É o momento de abandonar práticas já obsoletas como processos em papel e livros de cargas e adotar o trabalho digital. Em Lagoa Santa, especificamente na 2ª Vara Cível, o magistrado e os servidores decidiram virtualizar todo o acervo e entrar de vez no século XXI. Grande parte do trabalho é voltado para atingir essa meta”, disse. "Todos os estagiários estão envolvidos na atividade de virtualização dos processos físicos. Os servidores supervisionam os trabalhos", explicou.
O magistrado ainda falou sobre as tratativas com a prefeitura para ajudar nos trabalhos, principalmente, na digitalização daqueles processos físicos que tratam de execuções fiscais.
Montes Claros
Na Comarca de Montes Claros, no Norte de Minas, os trabalhos começaram a partir do levantamento de quantos equipamentos poderiam ser disponibilizados para a digitalização. Além disso, após uma reunião com gerentes dos cartórios, foram definidos quais eram os recursos humanos a serem direcionados para as tarefas.
Decidiu-se que a digitalização seria feita em cada vara, com a atuação de servidores, estagiários e colaboradores – alguns foram remanejados –, levando-se em conta o fluxo de trabalho. As movimentações nos processos eletrônicos em andamento foram mantidas normalmente, explica o juiz diretor do foro, Evandro Cangussu Melo.
O magistrado esclarece que os trabalhos começaram com os processos de menor volume. O objetivo era aprender como seria a dinâmica da digitalização e virtualização dos processos físicos. "Na média, houve uma boa evolução", constatou.
Foram criadas duas formas de controle de produtividade. Uma avalia o trabalho dos colaboradores; a outra, a partir de um grupo criado no whatsapp, com participação dos gerentes e contadores judiciais, divulga internamente uma planilha diária com os números de virtualização e digitalização dos processos por dia.
O juiz Evandro Cangussu explica que, nesse grupo há também a troca de experiências e propostas de ajustes, quando necessário. Essas planilhas apresentam o total do acervo físico, quantos desses processos são virtualizados por dia e inseridos no Processo Judicial eletrônico (PJe). "Os trabalhos nas varas cíveis estão bem adiantados", acrescenta.
2ª Vara de Família
A 2ª Vara de Família de Montes Claros já virtualizou todo o seu acervo de processos físicos. A gerente da 2ª Vara de Família, Denise Coelho, comenta que o manual elaborado e enviado pelo TJMG foi muito útil, pois esclareceu todos os pontos de forma precisa.
“Contamos com a ajuda da OAB, que cedeu um estagiário para digitalizar os processos. Os estagiários da secretaria e do gabinete também foram de grande ajuda, depois de devidamente instruídos. Uns faziam o índice, colocando clipes e nomeando cada parte do processo”, explicou. Feita a digitalização, cada parte do processo digitalizada era numerada e nomeada no computador. Denise Coelho exemplifica: petição inicial e documentos foram organizados como número 1; atos de citação, número 2; contestação e documentos, número 3.
A gerente detalha que o cadastro da virtualização (indexação) no PJe foi efetivado pelos servidores. A juntada das peças (processo virtual) foi feita pelos estagiários, depois de conferência. O novo processo eletrônico já contém novas publicações, entre elas, o conhecimento da virtualização.
Para os processos físicos baixados, seguiram-se instruções do manual, sendo imediatamente inseridos no maço para o arquivo. “Assim, conseguimos concluir a virtualização de todos os processos físicos da 2ª Vara de Família da Comarca de Montes Claros”, enfatizou Denise Coelho.
Malacacheta
Na Comarca de Malacacheta, o processo tem sido bastante produtivo.Todos os servidores e estagiários participam do procedimento, de forma setorizada, como explica a juíza Bianca Maria Spinassi.
“Contamos com sete servidores e quatro estagiários. Todavia, mesmo em meio à pandemia, foi estipulado rodízio de horários e dias de trabalho, com metas de digitalização dos processos, tendo sido todas elas cumpridas fielmente”, comenta.
A magistrada destaca a dedicação e esforço de todos que, mesmo diante das dificuldades de sistemas e da pandemia, vêm buscando o cumprimento célere e efetivo da missão de virtualização que foi lançada. O procedimento de virtualização de autos foi determinado pela Portaria Conjunta nº 1.025/PR/2020.
Saiba mais sobre virtualização de processos no TJMG.
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