O que fazer em um triênio? É suficiente para alguém se familiarizar com uma nova ferramenta de trabalho, manuseá-la adequadamente e colecionar sucessos? A resposta do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) para essa pergunta, no que diz respeito ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), é um enfático “sim”.

Importado gratuitamente do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) em 2016, o SEI é um auxiliar e tanto: além de migrar processos administrativos para o meio virtual — inclusive os que demandam julgamentos, como alterações no Regimento Interno, aprovação de resoluções ou de projetos de lei encaminhados à Assembleia Legislativa —, ele está permanentemente em mutação, pois é aprimorado por uma rede colaborativa.

O sistema diminui os custos com impressão, tramitação e armazenamento de documentos, acelera o andamento dos processos, elimina perdas e extravios e permite o compartilhamento de informações, de forma simultânea, entre indivíduos, setores e instituições. Tudo isso pela internet, gerenciando o nível de acesso das unidades e usuários envolvidos.

Por causa disso, embora não seja o berço da iniciativa, o Judiciário estadual mineiro se tornou seu multiplicador entre os poderes do Estado. Feita a cessão pelo órgão idealizador, o TJMG ofereceu ajuda para a implantação do SEI no Executivo Estadual (Secretaria de Planejamento e Gestão – Seplag) no Ministério Público estadual, no Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG), no Tribunal Regional Eleitoral de Minas Gerais (TRE-MG) e na Assembleia Legislativa de Minas Gerais (ALMG).

Nada mau ostentar como palavras-chave os termos “desburocratização”, “transparência”, “confiabilidade”, “eficiência” e “modernização”. Num contexto social em que do pedido do jantar à compra de passagens aéreas, das consultas médicas aos relacionamentos, tudo é feito pelo celular e considerando que, na administração pública, essa moda também pegou, ter rotinas que levavam meses reduzidas a dias é um ganho considerável.

Conceitos caros à contemporaneidade sobressaem: sustentabilidade, interoperabilidade, acessibilidade, otimização, produtividade, possibilidade de padronização e customização conforme a necessidade. Mais habitual no contexto empresarial, e nem sempre se referindo a melhoras efetivas, esse vocabulário se tornou uma constante na descrição do SEI.

Pelo sistema, os candidatos aprovados no concurso para ingresso na magistratura, de várias cidades do País, remeteram sua documentação digitalizada, sem deslocamento ou gastos, os candidatos à promoção vertical no TJMG anexaram as comprovações necessárias com facilidade, e entidades e indivíduos parceiros passaram a se comunicar sem burocracia com o Judiciário.

De acordo com o diretor da Secretaria Executiva de Planejamento e Qualidade na Gestão Institucional (Seplag), João Victor Silveira Rezende, o SEI já é uma realidade na administração pública e um “ponto sem retorno”, pois se harmoniza com a era digital, marcada pela instantaneidade e pela procura incessante de praticidade, eficiência e produtividade.

“Se, antes, funcionários se dedicavam a arquivar documentos em pastas, acompanhando a sua tramitação em meio físico ou mesmo se deslocando para transportá-lo, hoje se pode direcionar o trabalho desse servidor para tarefas de inteligência, raciocínio e análise, o que contribui para um uso mais racional da mão de obra”, destaca.

Para além do aproveitamento aprimorado dos recursos humanos, Rezende avalia que, na atualidade, outro item que vale ouro nas companhias e corporações é o tempo, elemento que é drasticamente reduzido quando os procedimentos são feitos em ambiente virtual.

Veja depoimento do gestor sobre o impacto do SEI no planejamento e na gestão.

Certas despesas podem passar despercebidas, mas não são insignificantes globalmente quando desaparece o papel: um mundo de material de escritório — grampos, pastas, envelopes, clipes, canetas, carimbos, cola, tesoura, etiquetas — deixa de fazer sentido e sai do rol de aquisições da máquina pública.

Gastos com impressoras e tinta, manutenção de veículos e combustível também somem do mapa, resultando, na ponta do lápis, em queda do orçamento destinado não só a itens de papelaria mas também ao transporte. Tudo isso, multiplicado pelas unidades do Judiciário montanhas, campos e vales afora, faz diferença.

As comunicações com outros órgãos, contanto que eles empreguem o SEI, na condição de usuários externos ou implantando-o de forma integral, também deixam de onerar o caixa. O secretário executivo João Victor Rezende lembra que hoje é possível enviar prestações de contas anuais e proposta de execução orçamentária com poucos cliques.

“Na rede colaborativa de agentes públicos presidida pelo TJMG, as comunicações são tranquilas, rápidas e eficientes. E o SEI continua expandindo suas funcionalidades, incorporando possibilidades e módulos inovadores, à medida que cada integrante introduz ideias e sugestões para atender suas exigências”, conta.

A juíza auxiliar da Presidência e presidente do Comitê do SEI no TJMG, Rosimere Couto, comentou que a revolução na gestão de contratos foi um fator que motivou a Presidência a investir no SEI, e que demonstra como a ferramenta pode funcionar como acervo do saber da instituição e ponte entre os setores.

“Estamos elaborando um guia prático de apoio à gestão e fiscalização de contratos. A ideia é que os gestores e fiscais utilizem as ferramentas e módulos do SEI de maneira padronizada, facilitando, pelo ambiente digital, a comunicação com as empresas prestadoras de serviços”, explica a magistrada.

“Um dos novos projetos é a pesquisa e solicitação de precedentes, que possibilitará localizar pareceres e conteúdos produzidos por assessorias, a fim de fomentar a gestão do conhecimento institucional, possibilitando que as áreas busquem respostas para matérias já discutidas na Casa”, comenta.

A juíza Rosemere Couto cita também o projeto de restituição de custas, que consiste em formulário web com campos estruturados por meio do qual a parte ou o advogado solicitará valores. Um processo SEI será criado automaticamente na unidade responsável pela análise, trazendo mais segurança aos usuários e dispensando o papel nesse processo de trabalho.

Vinculado ao programa de integridade do Tribunal, está em vias de concretizar-se um canal único de Ouvidoria e Denúncia para receber demandas do cidadão, com direcionamento automático para a área de competência. Com isso, segundo a magistrada, obtém-se um controle melhor de indicadores e relatórios sobre as diversas manifestações encaminhadas.

Acompanhe no vídeo os ganhos do uso do SEI na gestão de contratos:

A variedade de aplicações da ferramenta patenteia-se não apenas em cifras — no TJMG, o SEI conta com 407 tipos de processos, 820 documentos e 182 formulários diferentes, permitindo procedimentos tão diversos como inventário, aposentadoria, instalação de Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania (Cejusc) e convite para solenidade —, mas também nos depoimentos dos usuários.

É o caso de Sílvio Cássio de Souza, da Gerência da Magistratura (Germag), que, após décadas dando andamento à posse de novos integrantes do Poder Judiciário no papel, nomeou pelo SEI, com o módulo de peticionamento eletrônico, de forma inédita e de uma vez, os primeiros 70 juízes da turma de 102 aprovados no último concurso, empossados em agosto deste ano.

“Antes, a documentação era entregue presencialmente. A ferramenta possibilitou aos candidatos, de diversas regiões do País, o envio eletrônico dos documentos. Ganhamos tempo, agilidade e um ambiente de trabalho melhor para a conferência dos documentos”, frisa o gerente. Já para os candidatos, isso significou comodidade, praticidade e segurança jurídica.

À frente da Coordenação de Formalização e Controle de Contratos e Convênios (Contrat), Ana Carolina Fantini Scarpelli é outra entusiasta da plataforma. A coordenadora destaca que o uso do SEI no setor, que lida frequentemente com empresas e entidades parceiras, tornou viável a movimentação de um procedimento por múltiplos envolvidos ao mesmo tempo e a consulta a todas as etapas.

“A ferramenta facultou, simultaneamente, o gerenciamento de assinatura pelos usuários externos e a análise por diferentes áreas do TJMG. Foi possível dar velocidade e transparência a todas as ações inerentes ao processo. Hoje, é recorrente publicar um termo 24 horas após análise da assessoria técnica e liberar a assinatura do contrato para o usuário externo. Anteriormente o prazo chegava a 15 dias”, afirma.

Servidor da Coordenação de Provimento e Concessões na Secretaria do Tribunal, Julierme Roque de Oliveira atribui ao SEI “uma clara evolução e aprimoramento dos processos”, e a entrega de produtos de maneira mais eficiente e célere a magistrados, servidores e cidadãos. O gestor menciona entre os procedimentos beneficiados pela novidade a nomeação de servidores para cargos comissionados de segunda instância.

“Os ganhos foram significativos. A etapa de indicação a um cargo demorava em média três dias para a publicação no Diário do Judiciário eletrônico (DJe) e depois toda a documentação era levada à unidade”, conta.

As rotinas evoluíram, e os próprios candidatos passaram a colocar todos os documentos diretamente no SEI, sem intermediação. “Desse modo, o procedimento de nomeação e posse passou a ser feito inteiramente à distância. Não resta dúvida de que essas medidas contribuíram de modo relevante para a celeridade na prestação jurisdicional”, enfatiza.

Examinar a documentação de 846 municípios para formalizar a adesão a um acordo com o Governo do Estado realizado por meio da Associação Mineira de Municípios (AMM) teria sido uma tarefa hercúlea sem o SEI. Essa é a opinião do juiz auxiliar da 3ª Vice-Presidência, José Ricardo dos Santos de Freitas Véras — a 3ª Vice foi o órgão que intermediou as negociações.

Veja vídeo sobre essa e outras soluções viabilizadas pelo sistema.

Henrique Campolina, da Gerência de Compras de Bens e Serviços (Gecomp), explica que a unidade aderiu à mesma funcionalidade para o credenciamento do programa Jovens Parceiros. A pessoa dá o passo inaugural abrindo um processo, já com a documentação exigida pela unidade.

“A otimização de tramitações decorrente da implantação desse processo engloba desde a análise simultânea dos documentos por várias áreas até a assinatura dos organismos interessados. Com a entrada do peticionamento, houve celeridade no processo, e hoje é possível concluí-lo em três dias, enquanto no físico isso levava, em média, até três semanas.”

Confira depoimento sobre o processo de compras.

Fernando Rosa de Sousa, diretor executivo de Gestão da Informação Documental, destaca a revolução que o SEI representou para a área, pois racionaliza a produção, a tramitação e o arquivamento dos documentos produzidos pela instituição. Para o gestor, o SEI pode ser traduzido por termos como inovação, evolução, ruptura, otimização e inclusão.

A ferramenta ampliou a inserção de deficientes visuais no cotidiano de seus setores, aumentando o número e a complexidade de tarefas que eles podem executar e dando-lhes mais liberdade no dia a dia.

Para decodificar o conteúdo escrito na tela dos computadores, foram adotados o software livre NonVisual Desktop Access (NVDA) e os sistemas proprietários Job Access With Speech (Jaws) e Virtual Vision. O diretor explica que o SEI foi modificado para funcionar em articulação com esses recursos tecnológicos.

“O TJMG foi pioneiro nesse sentido. Fico feliz por ter tido a oportunidade de participar da organização da primeira turma para capacitação dos colegas deficientes visuais. Nessa formação apenas apoiei Ana Paula Oliveira Pereira, a corajosa e dedicada instrutora do grupo”, rememora.

O resultado foi assegurar autonomia e efetiva produtividade para todos os usuários. “A plataforma liberta a pessoa do suporte de papel e da necessidade da tradução para o braile. O usuário deixa de depender dos outros para acompanhar os processos do seu interesse ou mesmo para exercitar, diretamente, suas competências funcionais”, resume.

Servidora da Coordenação de Protocolo da Corregedoria-Geral de Justiça, Ana Paula Pereira concorda. “Minha relação com a tecnologia é sensacional. Ela me proporciona muito mais autonomia e independência para que eu possa viver a minha vida, e está presente tanto no campo pessoal quanto no profissional.”

A oficial judiciária conta que utiliza o sistema desde a sua implantação no TJMG e dominou a ferramenta a ponto de ensinar outras pessoas. “O gestor de cada setor escolheu de duas a três pessoas para fazer o curso, aprender a usar o SEI e atuar como multiplicadoras. Eu fui indicada pelo meu coordenador, Leonardo Xavier.”

Ana Paula trata a ferramenta, do ponto de vista da usabilidade, como “excepcional”. “O SEI já veio pronto para ser um sistema inclusivo, pois consegui fazer o curso com outras pessoas, e eu era a única deficiente visual entre eles. Isso é muito importante, porque, geralmente, quando um órgão público elabora e implanta um sistema, depois é que os responsáveis vão se preocupar com a acessibilidade, e nem sempre isso acontece. O diferencial desse sistema é que ele pode ser usado por todas as pessoas, com agilidade, segurança e eficiência”, diz a servidora.

Ana trata a experiência de ter transmitido o que assimilou para colegas deficientes como simultaneamente um desafio e um grande aprendizado. “Foi maravilhoso poder compartilhar o conhecimento que eu tinha com outras pessoas, mesmo com o diferencial que eu tenho, e de fazer isso com acessibilidade”, conclui.

Ela finaliza com elogios e agradecimentos por estar fazendo parte disso, afirmando que o SEI está um passo à frente em relação a outras plataformas por sua agilidade.

“Eu dependia muito das pessoas em outros sistemas. Por exemplo, eu necessitava de alguém para rubricar o processo e numerar página por página para mim, no Sistema de Controles de Processo. Era uma coisa que precisava ser feita, porque os papéis desse processo precisavam ir para uma pasta numerados e rubricados. Acabava que nos processos que eu autuava, essa função, no final, era feita por outras pessoas, pois era uma coisa que não dava para eu mesma fazer. E o SEI me dá essa independência, nele eu assumo totalmente a responsabilidade do processo, tanto quando erro quanto quando acerto”, orgulha-se.

A coordenadora do SEI no TJMG, Fernanda Mariana Mendes, frisa que uma motivação para a busca pelo sistema foi uniformizar e padronizar a forma de comunicação com a Primeira Instância. Antes, era complexa a tarefa de monitorar o processamento de requisições de mesmo tipo, o que poderia ocasionar em prazos ou andamentos distintos para casos semelhantes.

“Hoje o tratamento pode ser mais homogêneo, a instituição incorpora as melhores práticas com facilidade. Além disso, há regiões muito afastadas da capital e era importante tornar essas comarcas acessíveis, apesar da distância geográfica separando os gestores e suas equipes dos setores da secretaria do Tribunal”, conta.

Outra ideia era democratizar o contato, evitando que uma solicitação se perdesse ou que alguém tivesse de percorrer, de ligação em ligação, uma série de áreas recontando sua história e problema para solucionar o caso. “Com o SEI, um juiz diretor do foro pode falar com o presidente da Casa de modo instantâneo, rápido e simples”, exemplifica.

Veja aqui um pouco da história do SEI e sua evolução desde 2016.

Mesmo na área judiciária, onde se poderia pensar que o SEI não ajudaria, já que a plataforma se concentra em expedientes administrativos, existem benefícios indiretos. A diretora executiva da Secretaria de Padronização e Acompanhamento da Gestão Judiciária (Sepad), Cátia Lalucia de Rezende, salienta que a agilidade do sistema diminuiu o tempo gasto por servidores com assuntos administrativos, corriqueiros na Sepad, e liberou-os para outras funções.

Ela enumera como qualidades do SEI a agilidade na comunicação, inclusive com órgãos externos; o acompanhamento em tempo real da entrega dos documentos e do andamento nos setores envolvidos; visualização, acompanhamento e resposta simultânea por diversos setores ou pessoas credenciadas; sustentabilidade; redução de custos e economia de tempo; transparência dos atos e documentos, confiabilidade e segurança no processo; tempo de resposta e qualidade das informações.

Outra vantagem, para Cátia, é a presença de formulários prontos que facilitam a abertura de novos processos e a possibilidade de administrar a liberação do acesso e a visualização das informações, tanto para setores quanto para pessoas específicas, mantendo sigilo quando necessário.

A diretora observa que o maior volume de utilização do SEI no âmbito judiciário encontra-se nos Cartórios de Feitos Especiais, onde a contribuição foi decisiva, porque essas unidades têm competência para processar e julgar feitos administrativos.

São muitas áreas envolvidas no funcionamento do SEI. Mas dois grupos atuam nos bastidores para fazer com que o usuário não encontre dificuldade para operar o sistema. Uma delas, vital da implantação à manutenção, é a Diretoria Executiva de Informática (Dirfor).

O gerente de Sistemas Administrativos, Fabiano Melo Mendes, explica que uma das atividades permanentes da equipe é o desenvolvimento de funcionalidades de integração com outras plataformas e melhorias do SEI.

Dentro dessa proposta, alguns destaques são o barramento, o formulário de requisição de DNA, o trâmite de documentos de processos de competência criminal (para juntada em processos físicos), a unificação dos pareceres jurídicos, a sessão de julgamentos virtuais (SEI Julgar, voltado para feitos administrativos examinados pelos colegiados do TJMG, como Tribunal Pleno, Órgão Especial e comissões permanentes), o formulário de canal único de Ouvidoria, a importação de documentos do sistema de RH para o SEI e o formulário de restituição de custas.

Em breve, será possível ter, ainda, um controle do número de funcionários cedidos ao TJMG por outros órgãos, recurso tecnológico que também se integrará ao sistema. As pastas funcionais dos servidores da Casa foram outro conteúdo digitalizado, bem no começo da adoção do SEI, em projeto da Diretoria de Informática.

Segundo o gerente, o SEI é considerado estratégico no âmbito do TJMG, por isso a Dirfor tem uma equipe de suporte para manter a disponibilidade e o desempenho do sistema, tanto na área de infraestrutura quanto na área de desenvolvimento.

“A ferramenta nos beneficiou também na condição de área usuária, pois o SEI agiliza processos de compra e aquisição, facilitando a gestão dos nossos contratos, o recebimento e a manifestação dos assuntos que dizem respeito à Diretoria. Um dos principais benefícios tecnológicos é dispor de uma ferramenta unificada e centralizada para recebimento e tramitação dos documentos administrativos, favorecendo a uniformização e a padronização dos procedimentos de modo geral”, conta.

Na avaliação de Fabiano, o SEI angariou grande nível de satisfação, pois é uma aplicação estável, que não sai do ar nem costuma dar erros, e que foi concebida de modo a possibilitar a integração de diversos sistemas, simplificando o trâmite processual dos documentos originários de outras plataformas.

O gerente salienta, além disso, que a condução da implantação no Judiciário estadual mineiro investiu bastante na capacitação dos gestores e da equipe e na ampla divulgação do sistema, o que facilitou sua aceitação. Para completar, a interface é simples e ajudou na rápida adaptação dos usuários do TJMG.

A equipe de suporte aos usuários, formada por apenas três funcionários, recebe as mais variadas dúvidas por e-mail ou telefone, desde a utilização de funcionalidades básicas do sistema – que processo utilizar, como usar o bloco de assinaturas ou disponibilizar o acesso externo de usuários – até módulos recentes como o peticionamento e a intimação eletrônica.

O trio de funcionários também oferece orientações sobre como agir e parametrizações já estipuladas para serem aplicadas a processos.

O atendimento do público externo, que cresceu no último ano com o aumento dos processos que conectam o Tribunal a outras entidades e a sociedade, foi desafiador. Muitas vezes esses usuários não estão familiarizados com a ferramenta e, por eles não se integrarem à rede TJMG, o suporte SEI não pode empregar o acesso remoto.

Além dos três colaboradores do suporte, atuam na coordenação do SEI as servidoras Daniela Motta e Vanessa de Freitas.