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 Gestão de Primeira - Padronização, rumo à excelência na prestação jurisdicional
Apresentação O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabeleceu dentre as Metas Prioritárias de 2010 a Meta 5, que visa implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processo de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau até dezembro de 2010. A inspiração da escolha do nome “Gestão de Primeira” partiu do propósito de tornar a prestação jurisdicional de “Primeira Instância” um serviço de “primeira” qualidade. Assim, a palavra “primeira”, representa “Primeira Instância”, com serviços de “Primeira” qualidade.
Objetivos do Programa
Desenvolvido pela Secretaria de Padronização da 1ª instância, Suporte ao Planejamento e a Ação Correcional – SEPAC, por sua Gerência de Padronização e Gestão da Informação – GEINF, o Programa GESTÃO DE PRIMEIRA tem como objetivo: I – analisar, diagnosticar, implantar e retificar rotinas de trabalho praticadas nas unidades judiciárias e serviços auxiliares; II – elaborar e/ou revisar as Instruções Padrão de Trabalho (IPT’s) das secretarias, com a participação dos servidores, escrivães e juízes; III – padronizar os carimbos, atas de audiência, capas de autos, formulários, certidões, dentre outros; IV – promover a gestão de documentos, revisando, alterando ou excluindo documentos e formulários do SISCOM WINDOWS; V – participar da elaboração e/ou revisão de manuais de treinamento; VI – disseminar novos padrões, por meio de treinamento a ser ministrado pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes – EJEF; VII – ministrar palestra sobre “Módulo Padronização” nos cursos de formação de magistrados e nos treinamentos de “Rotinas de Secretaria” para servidores, promovidos pela EJEF; VIII – orientar os escrivães quanto às rotinas das secretarias de juízo, para melhor atendimento do servidor e do jurisdicionado; IX – propor a inclusão, exclusão e/ou alteração de procedimentos de rotinas de trabalho gerais aos atos normativos da Corregedoria Geral de Justiça; XI – implementar metas e indicadores de desempenho nas unidades judiciárias de 1º grau padronizadas. Padronização das rotinas de trabalho
Em 2003, o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais, através da edição da Portaria 1.546/2003, instituiu o Sistema de Padronização Organizacional – SPO, metodologia que sistematizou o desenvolvimento e acompanhamento das normas e padrões utilizados pela instituição. Dentre outros padrões estabelecidos pelo SPO a IPT foi adotada como padrão que formaliza as atividades necessárias para a realização de um procedimento, podendo ser apresentada na forma de fluxo e, havendo necessidade, através de formulários e “telas-padrão” de sistemas informatizados. A forma adotada de apresentação da IPT foi a de formulário, por entender ser mais adequado descrever as tarefas a serem executadas, de forma detalhada, para facilitar a compreensão e execução das rotinas. As IPT’s trazem, em seus bojos, os detalhamentos de cada tarefa. Dessa forma, para cada procedimento a ser executado foi criada uma IPT. Assim, para se expedir uma carta precatória foi elaborada a IPT “Expedição de Carta Precatória”. Outro exemplo, para emissão de um mandado, foi elaborada a IPT “Expedição de Mandado” e assim por diante. A elaboração das IPT´s é feita com a participação de juízes, escrivães e servidores, observando-se a legislação vigente, os atos normativos da Corregedoria e do Conselho Nacional de Justiça. A revisão é realizada a cada um ano e meio ou a qualquer momento, caso haja mudanças na legislação ou novas práticas sejam adotadas. Padronização das Varas Criminais
Em março de 2011, foram padronizadas as Varas Criminais de competência exclusiva, com a elaboração e revisão de todas as IPT´s – Instruções Padrão de Trabalho. Nas IPT’s são descritas todas as rotinas afetas às secretarias de juízo e que devem ser fielmente observadas por todos os servidores e gestores na execução das suas tarefas. Os procedimentos e manuais para consulta interna nas secretarias de juízo estão disponíveis nesta página, no link Intranet. Atualmente, 46 secretarias exclusivamente criminais já estão aplicando as rotinas. Links: Padronização das Varas Cíveis
Em agosto de 2011, as rotinas de trabalho das secretarias de juízo das varas cíveis foram validadas pelas IPT´s e 200 secretarias de juízo exclusivamente cível – 35 em Belo Horizonte e 165 no interior – passam a contar com as instruções que padronizam todos os atos praticados dentro de uma secretaria cível. Em Belo Horizonte, IPT’s antigas das varas de Família, Fazenda Municipal e Estadual, Feitos Tributários, Sucessões, Tóxicos, Inquérito e do Setor de Fiscalização de Penas Substitutivas (Sefips) da VEC estão sendo revisadas. Já as IPT’s das varas de Precatória (cível e criminal), as varas criminais com competência para atender aos casos de violência doméstica (Lei Maria da Penha) e as varas cível e infracional da Infância e da Juventude estão em elaboração.
Cursos de Capacitação
O treinamento dos servidores que utilizarão as IPT’s nas varas cíveis começa em setembro e será realizado pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes. O Curso de Formação e Atualização de Instrutores Regionais, módulo técnico operacional, para capacitar as varas criminais da capital e do interior a lidar com as instruções-padrão de trabalho (IPTs) foi realizado em junho. Nas duas primeiras turmas foram capacitados 47 servidores. Intranet
As IPT's, os Manuais de Rotinas de Secretaria Criminal e Modelos de carimbos estão na intranet, para acessá-los clique aqui. Links: Notícias
26/01/2012 - Modelo de mandado 546:disponível no SISCOM Windows 19/01/2012 - Modelos de alvará: disponível no SISCOM WINDOWNS Fevereiro/2011 - Justiça padroniza procedimentos (TJMG Informativo 157- pág. 5) 08/06/2011 - TJMG forma instrutores regionais 15/03/2011 - Corregedoria lança Gestão de Primeira Provimento e Portarias que instituem as Instruções Padrão de Trabalho – IPT´s de rotinas de secretarias
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